Fonds de protection
Lignes directrices - Demandes de subvention
Le but du mécanisme est de venir en aide aux travailleurs humanitaires qui ont subi des incidents de sécurité, sont sous menace immédiate d’un danger, ou ont été arrêtés et/ou font face à des accusations pénales en raison de leur travail humanitaire. Cette assistance inclut l’allocation de subventions aux organisations humanitaires pour couvrir les coûts des mesures de protection et du soutien post-incident pour le personnel. L’objectif est de protéger le personnel contre de nouveaux dangers, de soutenir leur rétablissement et d’améliorer leur bien-être.
Protect Aid Workers a élaboré ces lignes directrices qui précisent les critères d’éligibilité et les modalités de soumission des demandes de subventions.
1. Individus et organisations éligibles
Les travailleurs humanitaires sont définis comme les employés et le personnel associé des organisations à but non lucratif (nationales et internationales) qui fournissent une assistance matérielle et technique dans les contextes de secours humanitaire. Ces agences comprennent : les organisations non gouvernementales (ONG), les organisations communautaires et les entités du Mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Elles n’incluent pas les agences des Nations Unies, les organisations de défense des droits de l’homme ou les entités gouvernementales.
Le fonds peut soutenir toute personne, quelle que soit sa position ou sa nationalité, qui est ou a été sous un contrat formel avec une organisation éligible. Cela inclut divers personnels contractuels : employés, bénévoles, travailleurs journaliers ou stagiaires.
Les catégories de personnes suivantes peuvent également être considérées pour la subvention :
– Prestataires de services, qu’ils soient indépendants ou employés par des entreprises privées, qui collaborent avec une organisation éligible pour soutenir l’acheminement de l’aide (par exemple, chauffeurs, consultants locaux, etc.).
– Travailleurs de santé qui sont financièrement soutenus par une organisation éligible.
Le fonds de protection est principalement destiné aux travailleurs humanitaires nationaux (c’est-à-dire ceux qui travaillent dans leur propre pays) ou aux travailleurs réfugiés (travaillant dans leur pays d’accueil). Cependant, le personnel expatrié est également éligible lorsqu’il y a un besoin avéré de soutien.
La famille immédiate du travailleur humanitaire peut également être soutenue si :
– Elle a été affectée par le même incident que le travailleur humanitaire
– Elle a été ciblée en raison du travail effectué par ce dernier.
– Le travailleur a été tué, arrêté ou enlevé dans l’exercice de ses fonctions
La famille immédiate inclut les enfants, le/la conjoint.e, les frères et sœurs ou les parents d’un membre du personnel.
2. Quelles organisations peuvent soumettrent la demande de financement ?
Toute organisation éligible peut effectuer la demande de subvention et être ainsi récipiendaire principal du financement.
Cependant, les organisations non certifiées par DG ECHO (telles que les ONG nationales ou les organisations communautaires) doivent obtenir une lettre de recommandation d’un partenaire certifié par DG ECHO pour être éligibles en tant que demandeur principal. De plus, votre organisation doit :
– Être enregistrée avec un compte bancaire
– Avoir une expérience avérée dans la gestion de subventions de bailleurs internationaux.
– Soumettre la demande de subvention en anglais ou en français.
Si votre organisation ne peut pas être récipiendaire principal (par exemple, en raison d’un manque de capacités linguistiques ou administratives), vous êtes invité à demander le soutien d’une autre organisation (de préférence certifiée par DG ECHO) pour faire la demande en votre nom. Si votre organisation rencontre des difficultés pour trouver un partenaire, veuillez nous contacter pour obtenir de l’aide dans votre recherche.
Protect Aid Workers encourage les ONG internationales à soutenir leurs partenaires nationaux qui auraient besoin d’aide pour accéder à la subvention.
Bien que la procédure vise à traiter les demandes provenant des organisations, les individus peuvent également être directement soutenus dans certains cas exceptionnels.
Protect Aid Workers se réserve le droit de refuser à toute organisation la possibilité d’être le demandeur principal après avoir effectué un processus de vérification rapide. L’organisation sera alors invitée à identifier une organisation partenaire qui deviendra le demandeur principal.
3. Cas éligibles
- Violence
Si un travailleur humanitaire devient victime de violence ou est menacé de violence en raison de son travail. La violence est définie comme toute forme de préjudice physique ou psychologique affectant la santé et/ou le bien-être de la personne. Cela peut inclure des coups, des blessures par arme blanche, des blessures par balles, les effets de l’artillerie ou des bombardements, le viol ou d’autres formes d’agression sexuelle, ainsi que la violence psychologique. Protect Aid Workers peut également soutenir le personnel s’il est blessé chez lui en raison de l’insécurité générale dans la zone où il travaille, en reconnaissance que sa présence continue dans cette zone résulte de son travail humanitaire.
- Arrestation, détention, action en justice
Si un travailleur humanitaire est arrêté, détenu ou fait l’objet d’une action en justice en raison de son travail. Cela inclut les cas où un travailleur humanitaire est arrêté pour d’autres charges, mais il existe des soupçons fondés ou une probabilité que ces charges aient été portées contre lui en raison de son travail .
Nous pouvons également accepter les cas où un membre de la famille du travailleur humanitaire est victime de persécution en raison de l’activité de ce dernier.
- Enlèvement, prise d'otages
Si un travailleur humanitaire est enlevé par un acteur étatique ou non étatique, connu ou inconnu, et est détenu contre sa volonté, Protect Aid Workers peut fournir un soutien à la famille. Les demandes peuvent être faites en son nom par l’organisation qui l’emploie ou toute autre entité éligible qui décide de le représenter auprès de Protect Aid Workers.
- Menaces
Si un travailleur humanitaire reçoit des menaces contre sa vie ou son bien-être, ou si ces menaces ciblent sa famille en raison de son rôle de travailleur humanitaire, Protect Aid Workers peut fournir un soutien financier permettant, par exemple, une relocalisation temporaire.
- Autres cas
Protect Aid Workers examinera toute situation où des évènements indésirables résultant du rôle de travailleur humanitaire ont conduit à des dommages sur la santé physique ou mentale de ce dernier. Ces incidents incluent, mais ne se limitent pas à, l’exposition à des environnements dangereux, des expériences traumatisantes, des maladies liées au stress, des blessures, etc.
Si votre incident ne correspond pas aux catégories ci-dessus et que vous n’êtes pas sûr de son éligibilité, n’hésitez pas à nous contacter par e-mail à : hotline@protectaidworkers.org. Nous pouvons appliquer des exceptions aux critères énumérés pour les cas exceptionnels où il y a un besoin significatif, justifiable et urgent.
- Ce que le projet ne couvre pas
Les situations suivantes ne sont pas couvertes par le mécanisme :
- Les accidents de la route, les vols mineurs ou les maladies.
- Si l’arrestation ou les charges contre le travailleur humanitaire résultent directement d’activités criminelles évidentes.
- Si le cas est le résultat d’une violation flagrante des règles de sécurité de l’organisation.
- Si le cas n’est manifestement pas lié à son travail en tant qu’humanitaire.
Le mécanisme Protect Aid Workers n’est pas un substitut à une politique d’assurance. Il est fortement recommandé aux organisations d’offrir une assurance appropriée pour leur personnel national et international, couvrant la santé, les accidents et, si possible, les dommages résultant de la violence ou des enlèvements.
Le mécanisme Protect Aid Workers, contrairement à une assurance, ne propose pas une couverture garantie ni le droit à un type de soutien prédéfini. Le soutien est ponctuel et n’est fourni que tant que des ressources sont disponibles dans le fonds à la discrétion de l’équipe du mécanisme.
4. Budget de la subvention et coûts éligibles
5. Période d'éligibilité
L’objectif principal de Protect Aid Workers est de fournir un soutien financier immédiatement après un incident ou une menace. Le fonds peut également soutenir l’individu en cas de conséquences à plus long terme sur son bien-être, à partir du moment où il est démontré que les besoins sont encore un résultat direct de l’incident.
Le projet peut également rembourser les organisations si elles choisissent de préfinancer ou de procéder à un paiement avant de recevoir une réponse du fonds, par exemple, si des soins médicaux urgents sont nécessaires. La date de début de l’éligibilité des coûts sous la subvention sera généralement la date de l’incident, même si la subvention est signée plus tard. Cependant, tant que vous n’avez pas une confirmation écrite de notre part, le remboursement n’est pas garanti.
Le remboursement est également possible pour les dépenses liées à la réponse à l’incident déjà mises en œuvre par l’organisation. Tous les coûts présentés doivent avoir été engagés dans l’année précédant la date de soumission de la demande.
Le projet ne peut couvrir qu’une seule subvention par personne par an. Les subventions devront en principe être dépensées dans un délai de 6 mois, bien que des exceptions soient possibles pour une durée maximale de 12 mois.
6. Processus de demande de subvention
Vous êtes invité à remplir le formulaire de demande de subvention sur notre site Web, de préférence dès que possible après l’incident. Vous êtes encouragé à partager tout document justifiant votre demande, tel que le rapport d’incident de votre organisation. Cela permettra au secrétariat de traiter votre demande plus rapidement.
Dans le cas des demandes soumises par une organisation au nom d’un partenaire national, le demandeur principal est censé effectuer sa propre vérification et son évaluation des cas présentés au fonds. Néanmoins, en cas de suspicion de fraude, d’abus des ressources du fonds ou d’informations fournies fausses, Protect Aid Workers se réserve le droit de procéder à une double vérification.
Pour les subventions où il y a une urgence à recevoir une confirmation de financement, veuillez cocher « oui » dans la case de demande d’urgence. Veuillez répondre « oui » uniquement si l’approbation de la subvention dans un délai de 48 heures est essentielle pour garantir le bien-être et la sécurité du personnel affecté ou pour fournir un soutien immédiat après un incident grave.
En ce qui concerne le budget, sachez que, dans tous les cas, le contrat entre Protect Aid Workers et votre organisation permet une flexibilité totale entre les lignes budgétaires. Cela signifie que vous pouvez transférer des fonds d’une ligne budgétaire à une autre. Il n’est donc pas essentiel d’être 100 % précis dans l’estimation des coûts. Pour faciliter l’approbation de votre demande, vous pouvez déjà partager les détails du compte bancaire de votre organisation, tamponnés et signés par le Directeur autorisé de votre organisation.
Le processus d’approbation est le suivant :
En cas de rejet, la Responsable du suivi des cas vous informera des raisons de la décision. Si vous ne recevez pas d’informations sur les motifs du rejet, vous avez le droit de les demander au Responsable de suivi des cas.
Si vous craignez que votre demande soit injustement rejetée ou si vous estimez ne pas avoir été traité correctement par l’équipe Protect Aid Workers, vous pouvez faire appel auprès du comité de vérification en utilisant l’adresse e-mail suivante : vettingcommittee@protectaidworkers.org.
Le comité de vérification sert de mécanisme de traitement des plaintes pour le programme. Le comité est composé de membres du consortium du programme.
De plus, le comité de vérification se réunit régulièrement pour examiner des échantillons de cas rejetés et des cas financés, afin de vérifier la conformité continue avec les critères convenus et d’ajuster les critères si nécessaire.
7. Contrat de subvention
Le contrat de subvention sera signé entre Protect Aid Workers et l’organisation récipiendaire principale de la subvention. Cette dernière sera responsable de la mise en œuvre de la subvention reçue et sera tenue responsable (en cas de coûts non autorisés, etc.) du montant total reçu.
Conformément aux règles et règlements de DG ECHO, les organisations certifiées par DG ECHO deviennent des Co-Partenaires du projet, tandis que les organisations non certifiées deviennent des Partenaires de Mise en Œuvre (voir l’Accord de Subvention Général Humanitaire). Pour des raisons de responsabilité financière, les bénéficiaires principaux doivent conserver tous les documents justificatifs pertinents. En cas d’audit, ils restent individuellement responsables de justifier les coûts engagés auprès de DG ECHO.
Pour les besoins de reporting, les bénéficiaires principaux devront fournir un rapport narratif et financier un mois après la clôture de la subvention.
8. Protection des données
- L’accès aux informations détaillées de chaque cas est limité à un nombre restreint de membres de l’équipe Protect Aid Workers.
- Les formulaires de demande approuvés ne seront pas jointes au contrat de subvention mais seront uniquement référencées par la date et l’heure de réception de la demande afin de limiter l’accès.
- Le mécanisme et le demandeur désigneront chacun une seule personne pour les communications.
- Toutes les pratiques de protection des données respectent le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
De plus, Protect Aid Workers assure une sécurité maximale des données par les moyens suivants :
- Les données originales (non anonymisées) sont accessibles uniquement à trois personnes désignées impliquées dans la gestion des cas au sein de l’équipe.
- Les données issues des demandes de subvention sont entièrement anonymisées et les identifiants supprimés avant d’être partagées avec le personnel financier et de gestion des contrats.
- Les données utilisées à usage interne pour des fins d’apprentissage et d’évaluation seront complètement anonymisées et les identifiants seront supprimés.
- Seules les données entièrement anonymisées et les données agrégées sont partagés en externe.
- Les auditeurs externes, tels que désignés par le bailleur de fonds, peuvent accéder aux données sources non modifiées sous des conditions strictes, après avoir signé un accord de confidentialité.
- Des mesures appropriées sont en place pour protéger les systèmes informatiques et garantir l’intégrité des données.
En matière de gestion des données personnelles, nous respectons les normes les plus élevées pour garantir ce qui suit :
- Droits des personnes concernées : Les individus ont le droit d’accéder à leurs données, de les corriger, de les supprimer, de restreindre leur traitement, de s’opposer au traitement et de retirer leur consentement à tout moment.
- Objectif du traitement des données : Les données sont traitées pour évaluer l’éligibilité aux subventions, gérer les subventions, fournir des services de soutien et faciliter les opérations du projet.
- Sources de collecte des données : Nous collectons les données directement auprès des individus, de leurs employeurs, et à partir de sources publiques pour des activités de vérification.
- Base du traitement : Le traitement des données est basé sur l’intérêt public, l’intérêt vital de la personne concernée et d’autres personnes, les intérêts légitimes pour la sécurité et le bien-être des individus, et le consentement.
- Types de données collectées : Informations de contact et personnelles, détails sur le lien contractuel avec l’employeur, informations relatives aux incidents, informations financières et de santé nécessaires pour la gestion des subventions.
- Partage des données : Les données sont partagées en interne et avec les organisations partenaires sous des protocoles de confidentialité stricts, uniquement pour l’administration du projet et l’évaluation des demandes.
- Conservation des données : Les données sont conservées uniquement aussi longtemps que nécessaire pour remplir les objectifs de traitement, sans dépasser 5 ans après la clôture du dossier, sauf si les exigences légales spécifient autrement.