Fonds de protection

Subventions de protection - Lignes directrices

L’initiative Protect Aid Workers vise à apporter un soutien aux travailleurs humanitaires ayant été victimes d’un incident, faisant l’objet de menaces directes, ayant été arrêtés ou poursuivis en justice en raison de leur engagement humanitaire.

Ce soutien prend la forme de subventions accordées aux organisations humanitaires pour couvrir les mesures de protection et l’accompagnement post-incident du personnel concerné. L’objectif est de prévenir tout préjudice supplémentaire, de favoriser le rétablissement des personnes affectées et d’améliorer leur bien-être.

Les présentes lignes directrices définissent les critères d’éligibilité au financement ainsi que les modalités de dépôt des demandes de subvention.

1. Individus et organisations éligibles

Les travailleurs humanitaires sont définis comme les employés et personnels associés d’organisations à but non lucratif fournissant une aide matérielle et technique dans des contextes de réponse humanitaire. Cela inclut les organisations non gouvernementales (ONG), les organisations communautaires ainsi que les entités du Mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Les agences des Nations Unies et les entités gouvernementales ne sont pas concernées.

Le fonds peut soutenir toute personne, indépendamment de sa fonction ou de sa nationalité, ayant ou ayant eu un lien contractuel formel avec une organisation éligible. Cela inclut différents types de personnel contractuel : employés, bénévoles, travailleurs journaliers, prestataires, stagiaires, volontaires communautaires, etc.

Les membres de la famille immédiate du travailleur humanitaire peuvent également bénéficier d’un soutien direct. Sont considérés comme tels : les enfants, le conjoint, les frères et sœurs, ainsi que les parents du travailleur humanitaire.

2. Quelles organisations peuvent demander une subvention de protection ?

Toute organisation éligible peut déposer directement une demande de subvention de protection, quelle que soit sa taille ou son statut de certification. Elle doit toutefois être en mesure de communiquer en anglais, en français ou en espagnol, et démontrer — à l’issue d’une évaluation interne — sa capacité à gérer la subvention de manière responsable.

Étant donné que Protect Aid Workers opère à l’échelle mondiale, nous ne sommes pas en mesure de vérifier individuellement la réputation de chaque organisation. Ainsi, les structures non certifiées par DG ECHO, avec lesquelles nous n’avons jamais collaboré ou dont nous ne connaissons pas les antécédents opérationnels, devront fournir une lettre de recommandation émanant d’une entité reconnue. Il peut s’agir, entre autres, d’une ONG internationale, d’une agence des Nations Unies, d’un forum national d’ONG, d’une ambassade ou de toute autre institution jouissant d’une solide réputation dans le secteur humanitaire ou du développement. Cette lettre, signée au niveau exécutif, appuiera notre processus de vérification préalable afin de garantir que les candidats disposent des capacités opérationnelles et de l’intégrité nécessaires pour gérer la subvention.

Protect Aid Workers se réserve le droit de refuser à une organisation la possibilité de porter une demande si les conditions minimales ne sont pas remplies. Dans ce cas, il est recommandé de faire appel à une autre ONG (de préférence certifiée par DG ECHO) pour porter la demande en votre nom. Vous pouvez nous contacter à l’adresse hotline@protectaidworkers.org pour obtenir un appui dans cette démarche.

Protect Aid Workers encourage vivement les ONG internationales à soutenir leurs partenaires locaux qui auraient besoin d’un accompagnement pour accéder à la subvention.

Bien que Protect Aid Workers privilégie les demandes émanant d’organisations, un soutien direct peut être accordé à des individus dans des situations exceptionnelles, notamment :

lorsqu’une personne a été affectée par un incident alors qu’elle travaillait pour une organisation avec laquelle elle n’a plus de lien contractuel formel au moment de la demande ;
dans les cas de violences sexuelles et sexistes, ou dans toute autre situation où la personne se sentirait en danger en passant par son organisation.

3. Cas éligibles

Le mécanisme Protect Aid Workers a pour objectif de soutenir les travailleurs humanitaires ayant été victimes d’un incident, exposés à une menace immédiate, arrêtés ou poursuivis en justice en lien avec leur activité humanitaire. Pour qu’un dossier soit éligible, l’organisation requérante doit démontrer un lien direct entre l’incident et les fonctions exercées par la personne concernée.

Plus précisément, Protect Aid Workers peut intervenir dans les situations suivantes :

Protect Aid Workers soutient les travailleurs humanitaires victimes ou menacés de violences dans le cadre ou à la suite de leurs fonctions. La violence est entendue comme tout préjudice physique ou psychologique affectant la santé ou le bien-être du personnel. Cela inclut les coups, agressions à l’arme blanche, blessures par balle, impacts d’artillerie ou de bombardements, viols, autres formes d’agressions sexuelles ou de violences psychologiques. Le soutien peut également être accordé aux personnes blessées à leur domicile en raison de l’insécurité générale dans leur zone de résidence, dès lors que leur présence est liée à leur mission humanitaire.

Protect Aid Workers soutient les travailleurs humanitaires arrêtés, détenus ou poursuivis en justice en raison de leur activité. Cela inclut les cas où les charges retenues semblent motivées par leur engagement humanitaire, même si elles sont officiellement d’un autre ordre. Le soutien peut également s’étendre aux membres de la famille immédiate visés en raison des fonctions du travailleur humanitaire.

En cas d’enlèvement par un acteur étatique ou non étatique, connu ou inconnu, Protect Aid Workers peut apporter un soutien à la personne concernée et à sa famille. La demande peut être introduite par l’organisation employeuse ou toute autre entité éligible agissant en son nom. Le fonds peut également contribuer à la prise en charge post-libération.

Si un travailleur humanitaire ou un membre de sa famille fait l’objet de menaces en lien avec ses fonctions, Protect Aid Workers peut financer des mesures telles qu’une relocalisation temporaire ou permanente.

Protect Aid Workers peut également intervenir dans toute situation où la santé physique ou mentale d’un travailleur humanitaire est affectée du fait de son activité professionnelle.

Si votre situation ne correspond pas clairement aux catégories ci-dessus, vous pouvez contacter l’équipe à l’adresse : hotline@protectaidworkers.org. Des dérogations aux critères peuvent être envisagées en cas de besoin urgent, justifié et significatif.

Les situations suivantes ne sont pas éligibles au financement :

Accidents de la route, vols mineurs ou maladies ;
Incidents résultant d’une activité criminelle manifeste de la personne concernée ;
Violations flagrantes de la politique de sécurité de l’organisation ;
Situations sans lien clair et direct avec l’activité humanitaire de la personne concernée.

Le mécanisme Protect Aid Workers ne remplace pas une assurance. Il est fortement recommandé que les organisations disposent d’une couverture adaptée pour leur personnel national et international, incluant la santé, les accidents, et si possible, les conséquences d’actes de violence ou d’enlèvement.

Contrairement à une assurance, le mécanisme ne garantit pas une couverture systématique ni un droit à un type de soutien défini. L’aide est ponctuelle, conditionnée à la disponibilité des ressources du fonds, et accordée à la discrétion de l’équipe Protect Aid Workers.

4. Budget de la subvention et coûts éligibles

Des subventions peuvent être accordées jusqu’à un montant de 10 000 € par membre du personnel, incluant sa famille immédiate. Dans des cas exceptionnels, un montant supérieur peut être approuvé, sous réserve d’une justification solide. Si l’incident concerne plusieurs membres du personnel, le montant total sera calculé en multipliant les plafonds individuels.

Les coûts éligibles peuvent inclure, sans s’y limiter :

Soutien médical : frais liés aux soins physiques et psychologiques à la suite de l’incident, tels que les consultations, traitements, médicaments, séances de thérapie et services de réadaptation.
Soutien juridique : honoraires d’avocat, frais de justice et autres services juridiques nécessaires pour défendre ou accompagner le travailleur humanitaire en lien avec l’incident.
Relocalisation et évacuation : dépenses liées au déplacement temporaire ou permanent du travailleur humanitaire ou de sa famille, incluant les frais de transport, d’hébergement temporaire et les besoins essentiels de réinstallation, lorsque cela est nécessaire pour garantir leur sécurité.
Maintien de salaire : prise en charge du salaire mensuel du personnel affecté pendant une période allant jusqu’à 6 mois après l’incident. Ce soutien est uniquement éligible si le salaire n’est pas déjà couvert par un financement externe, afin d’éviter tout double financement. Il s’applique lorsque le contrat de travail est toujours en vigueur et vise à assurer une stabilité financière pendant la période de rétablissement. En cas de détention ou d’enlèvement, cette couverture peut également être étendue à la famille proche.
Indemnité salariale : versement forfaitaire unique, calculé sur la base du salaire mensuel, dans la limite de six mois. Ce soutien s’applique lorsque la personne concernée n’est plus sous contrat (par exemple, si elle ne peut pas reprendre son poste à la suite de l’incident). En cas de détention ou d’enlèvement, cette indemnité peut également être versée à la famille proche, notamment si le contrat a pris fin et qu’aucun autre soutien financier n’est disponible. Des dérogations au plafond peuvent être envisagées si elles sont dûment justifiées.
Aides financières en cas de décès : En cas de décès du travailleur humanitaire, un montant pouvant aller jusqu’à 5 000 € peut être accordé à la famille proche pour couvrir les besoins urgents et les frais funéraires.
Remplacement des biens endommagés ou volés lors de l’incident : ce type de dépense ne peut être demandé seul. Il doit faire partie d’une demande plus large incluant un soutien direct à la personne affectée, conformément à notre approche centrée sur la personne.

D’autres coûts peuvent être couverts s’ils sont dûment justifiés et contribuent à protéger le travailleur humanitaire contre de nouveaux préjudices.

Le contrat de subvention prévoit une flexibilité totale entre les lignes budgétaires, ce qui permet aux organisations de réaffecter les fonds d’une activité à une autre. Il n’est donc pas nécessaire d’estimer les coûts avec une précision absolue lors de la soumission du budget.

Les frais administratifs directs liés à la gestion de la subvention peuvent représenter jusqu’à 5 % du montant demandé. Ils doivent être strictement liés à la demande et clairement détaillés dans le budget.

Toutes les dépenses couvertes par la subvention doivent être basées sur des coûts réels (voir section 7 – Contrat de subvention et checklist de conformité).

5. Période d'éligibilité

L’objectif principal de Protect Aid Workers est de fournir un soutien financier immédiatement après un incident ou une menace. Le fonds peut également soutenir le personnel pour l’impact à plus long terme des incidents, tant que le demandeur démontre que les besoins sont toujours une conséquence directe de l’incident. 

Le projet peut également rembourser les organisations si elles choisissent de préfinancer ou d’effectuer un paiement avant d’avoir reçu une réponse du fonds, par exemple lorsque des soins médicaux urgents sont nécessaires. La date de début de l’éligibilité des coûts dans le cadre de la subvention sera généralement la date de l’incident, même si la subvention est signée ultérieurement. Cependant, tant que vous n’avez pas reçu de confirmation écrite du projet, le (re)financement n’est pas garanti.

Le remboursement est également possible pour les dépenses liées à la réponse à l’incident déjà mises en œuvre par l’organisation. Tous les coûts présentés au fonds doivent avoir été engagés moins d’un an avant la date de soumission de la demande.

6. Processus de demande de subvention et pièces justificatives

Dès qu’un travailleur humanitaire est victime d’un incident ou fait face à une menace immédiate, vous pouvez contacter l’adresse suivante : hotline@protectaidworkers.org pour obtenir des informations et solliciter un soutien. Les organisations sont invitées à remplir le formulaire de demande de subvention disponible sur notre site internet Demande de fonds – Protect Aid Workers, idéalement le plus tôt possible après l’incident.

Les documents justificatifs doivent, dans la mesure du possible, être transmis en même temps que le formulaire afin de faciliter un traitement rapide et fluide. En cas d’urgence, certains documents peuvent toutefois être fournis ultérieurement, au cours de la phase de vérification.

Pour simplifier le traitement, les pièces justificatives sont regroupées en trois catégories :

1) Documents relatifs à l’organisation– pour vérifier l’identité et la fiabilité de l’organisation requérante :

Lettre de recommandation : requise uniquement pour les organisations non certifiées par DG ECHO et avec lesquelles Protect Aid Workers n’a pas de relation de travail préalable ou de connaissance de leurs antécédents. Elle doit être signée au niveau exécutif par une entité reconnue (ONG internationale, agence des Nations Unies, forum d’ONG, ambassade, etc.).
Certificat d’enregistrement : également requis uniquement pour les organisations non certifiées par DG ECHO et sans antécédents connus.
Informations sur les membres du conseil d’administration : noms complets, dates et pays de naissance, nécessaires pour une vérification de conformité avec les listes internationales de sanctions et de surveillance (via le logiciel Bridger). Cette étape est systématique afin de garantir la conformité avec les exigences des bailleurs et les obligations légales internationales.

2) Documents liés à l’incident et à la personne concernée– pour confirmer l’incident et établir le lien entre la personne affectée et l’organisation :

Rapport d’incident interne rédigé par l’organisation, ainsi que tout autre document permettant d’attester de l’incident (ex. : articles de presse, rapports de police, témoignages, etc.) et de son impact sur l’individu (ex. : diagnostics médicaux, ordonnances…).
Preuve du lien contractuel ou professionnel entre l’organisation et la personne concernée (ex. : contrat de travail). Une fiche de paie récente est fortement appréciée, notamment en cas de demande de couverture ou de compensation salariale, car elle permet de justifier les montants demandés.
Certificat de décès (en cas de décès). À défaut, une déclaration sur l’honneur de l’ONG (modèle disponible) peut être acceptée.
Preuve du lien familial (ex. : livret de famille) lorsque des membres de la famille sont bénéficiaires directs. En l’absence de document officiel, une déclaration sur l’honneur de l’ONG peut être fournie.

3) Documents financiers– pour permettre le versement de la subvention et vérifier les éléments budgétaires :

Coordonnées bancaires de l’organisation, incluant l’adresse de la banque, le numéro IBAN et le code SWIFT, signées et tamponnées récemment par le représentant autorisé et la banque.
Justificatifs budgétaires :
- Frais à rembourser: si des dépenses ont déjà été engagées, il est fortement recommandé de joindre les factures et preuves de paiement dès la demande. À défaut, ils pourront être transmis pendant la phase de vérification.
- Frais estimés: pour les coûts prévisionnels importants, des devis sont appréciés afin d’évaluer la pertinence des montants demandés et d’accélérer la validation du budget.

Lorsque la demande est soumise par une organisation internationale au nom d’un partenaire local, le demandeur principal est responsable de la vérification préalable des cas présentés. Toutefois, en cas de suspicion de fraude, d’abus ou de fausse déclaration, Protect Aid Workers se réserve le droit de procéder à une double vérification.

Pour les demandes nécessitant une réponse rapide, cochez « oui » dans la case demande d’urgence. Cette option ne doit être utilisée que si une approbation rapide est essentielle pour garantir la sécurité ou le bien-être du personnel affecté, ou pour fournir un soutien immédiat après un incident grave.

Un accusé de réception vous sera envoyé dans un délai de 48 heures ouvrables. Le délai de traitement dépendra ensuite de la complexité du dossier et de la capacité du partenaire à fournir les informations requises.

En cas de refus, le gestionnaire de dossier vous informera des raisons de la décision. Si aucune explication ne vous est communiquée, vous avez le droit de la demander. Si vous estimez que votre demande a été injustement rejetée ou que vous n’avez pas été traité de manière appropriée, vous pouvez faire appel auprès du comité de vérification à l’adresse suivante : vettingcommittee@protectaidworkers.org

Ce comité, composé de représentants du consortium, constitue le mécanisme de traitement des plaintes du projet. Il se réunit régulièrement pour examiner de manière anonyme les dossiers rejetés ou acceptés, afin de vérifier leur conformité avec les critères établis et d’ajuster ces derniers si nécessaire.

7. Contrat de subvention et checklist de conformité

Le contrat de subvention sera signé entre Protect Aid Workers et l’organisation principale bénéficiaire. Cette dernière sera responsable de la mise en œuvre de la subvention et redevable de l’intégralité des fonds reçus, notamment en cas de dépenses non admissibles.

Conformément aux règles de la DG ECHO, les partenaires certifiés par cette dernière seront considérés comme co-partenaires du projet, tandis que les autres organisations seront désignées comme partenaires de mise en œuvre (cf. Humanitarian Aid General Model Grant Agreement). Pour des raisons de responsabilité financière, les bénéficiaires principaux doivent conserver l’ensemble des pièces justificatives pendant une période de dix ans. En cas d’audit, ils restent pleinement responsables de la justification des dépenses engagées auprès de la DG ECHO.

Protect Aid Workers est tenu de fournir à la DG ECHO des rapports financiers complets et conformes. À ce titre, les bénéficiaires doivent mettre en place et maintenir, tout au long de la mise en œuvre du programme, un système fiable de collecte, d’enregistrement et de suivi des transactions financières. Ils doivent conserver les justificatifs permettant de démontrer l’ensemble des coûts réels engagés dans le cadre de la réponse à l’incident.

Les procédures comptables doivent permettre une réconciliation directe entre les dépenses liées au programme et les pièces justificatives correspondantes.

Les exigences en matière de conformité et de reporting incluent notamment :

Un rapport narratif et financier final ;
Les relevés bancaires attestant de la réception des fonds transférés par Protect Aid Workers ;
Les registres de dépenses ;
Les scans des factures originales et des justificatifs de paiement, notamment:
- Les reçus de paiement de fournisseurs ou prestataires lorsque la subvention couvre des services externes (soins médicaux, assistance juridique, transport, hébergement, etc.). Ces reçus doivent attester que le service a bien été fourni et payé, et correspondre aux lignes budgétaires approuvées ;
- Les bulletins de paie, en cas de prise en charge ou de compensation salariale. Un bulletin récent permet de vérifier le niveau de rémunération et de justifier le montant demandé ;
- Les reçus en espèces signés par les bénéficiaires, lorsque la subvention est utilisée pour une aide financière directe ;
- Les documents de voyage (cartes d’embarquement, visas, etc.) en cas de relocalisation ou d’évacuation ;
- Une preuve de nouvelle adresse (ex. : contrat de location) en cas de relocalisation ;
- La documentation liée aux achats pour tout bien matériel d’une valeur supérieure à 5 000 €.

8. Protection des données

Les organisations candidates sont invitées, lorsque cela est possible, à obtenir le consentement de la personne concernée (c’est-à-dire la personne qui bénéficiera finalement de la subvention), qui servira de base principale pour le traitement des données personnelles dans le cadre du projet. Ce consentement sera obtenu de manière libre, spécifique, éclairée et sans équivoque. Le consentement peut être obtenu oralement ou par écrit de la personne concernée.

De nombreux cas soumis au projet Protect Aid Workers impliquent des informations hautement sensibles, affectant la vie privée et la sécurité du personnel concerné. Le projet a mis en place plusieurs mesures pour protéger les données :

L’accès aux détails complets des cas est limité à un nombre minimal de membres de l’équipe.
Les demandes approuvées ne seront pas jointes à l’accord de subvention, mais seront référencées uniquement par la date et l’heure de réception par l’équipe pour limiter l’accès.
Le projet et le demandeur désigneront chacun une personne responsable des communications.
Toutes les pratiques de protection des données respectent le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE.

De plus, Protect Aid Workers assure une sécurité supplémentaire des données par les moyens suivants :

Les données de cas (non anonymisées) sont accessibles uniquement à trois personnes désignées impliquées dans la gestion des cas au sein de l’équipe.
Les données des demandes sont entièrement anonymisées et les identifiants sont supprimés avant de les partager avec le personnel financier ou de gestion des contrats.
Les données utilisées en interne pour l’apprentissage et l’évaluation seront également entièrement anonymisées et dépouillées de leurs identifiants.
Seuls des résumés de données entièrement anonymisés et agrégés sont partagés à l’extérieur.
Les auditeurs externes, désignés par le bailleur de fonds ou le donateur, peuvent accéder aux données sources non éditées sous des conditions strictes, après la signature d’un accord de confidentialité.
Des mesures appropriées sont en place pour protéger les systèmes informatiques et l’intégrité des données.

Dans la gestion des données personnelles, nous respectons les normes les plus élevées pour garantir ce qui suit :

Droits des personnes concernées : Les individus ont le droit d’accéder, de corriger, de supprimer ou de restreindre le traitement de leurs données, de s’opposer au traitement et de retirer leur consentement à tout moment.
But du traitement des données : Les données sont traitées pour évaluer l’éligibilité aux subventions, gérer les subventions, fournir des services de soutien et faciliter les opérations du projet. Elles ne sont à aucun moment utilisées à des fins commerciales.
Sources de collecte des données : Nous collectons les données directement auprès des individus, des ONG les représentant, et à partir de sources disponibles publiquement pour la diligence raisonnable.
Traitement de données : Le traitement des données se fait selon une nécessité du traitement pour la sécurité et le bien-être des travailleurs, et selon le consentement.
Types de données collectées : Informations de contact et personnelles, détails d’emploi, informations liées à l’incident, informations financières et de santé nécessaires à la gestion des subventions.
Partage des données : Les données sont partagées en interne et avec des organisations partenaires sous des protocoles de confidentialité stricts, uniquement pour l’administration du projet et l’évaluation des demandes.
Conservation des données : Les données sont conservées uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs de traitement, ne dépassant pas 5 ans après la clôture du cas, sauf si des exigences légales stipulent autrement.

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