Грант на захист

Грант на захист – рекомендації щодо подання заявки

Метою механізму «Захист працівників гуманітарної допомоги» є допомога гуманітарним працівникам, які зазнали інцидентів, знаходяться під безпосередньою загрозою заподіяння шкоди або були заарештовані та/або зіткнулися з юридичними звинуваченнями через їхню роботу в якості гуманітарних організацій. Ця допомога включає виділення грантів гуманітарним організаціям для покриття витрат на захист та підтримку персоналу після інциденту. Метою є захист персоналу від подальшої шкоди, підтримка його одужання та поліпшення самопочуття та здоров’я.

Організація Protect Aid Workers розробила ці настанови, в яких викладено критерії для отримання грантового фінансування та порядок подання заявок на отримання грантів.

1. Фізичні особи та організації, що відповідають критеріям

Працівники гуманітарної допомоги визначаються як працівники та пов’язаний з ними персонал некомерційних організацій допомоги, які надають матеріали, а також технічну допомогу в контексті гуманітарної допомоги. Сюди входять: неурядові організації (НУО), громадські організації (ГО) та організації Руху Червоного Хреста та Червоного Півмісяця. Сюди не входять установи ООН або урядові установи.

Фонд може підтримувати будь-яку особу, незалежно від її посади або громадянства, яка перебуває або перебувала під офіційною угодою про роботу з відповідною організацією. Сюди входить різний персонал за контрактом: співробітники, волонтери, щоденні працівники, постачальники послуг, стажери, інтерни, громадські волонтери тощо.

Найближчим родичам працівника, який надає допомогу, може бути надана безпосередня підтримка. Проєкт визначає найближчу сім’ю як дітей, чоловіка/дружину, братів/сестер або батьків співробітни-ка.

2. Які організації можуть бути провідними заявниками?

Будь-яка правомочна організація може подати напряму заявку на отримання гранту, незалежно від розміру та стану сертифікації. Основною вимогою є здатність спілкуватися англійською, французькою, іспанською мовами та продемонструвати – шляхом нашого внутрішнього оцінювання – що організація може відповідально управляти грантом.

Оскільки Protect Aid Workers працює на міжнародному рівні і не може незалежно перевірити відстежування запису кожного заявника, організації, що не мають сертифікації DG ECHO і з якими ми не мали раніше робочих стосунків або не знаємо їхній операційний досвід роботи, можуть отримати запит надання рекомендаційного листа від надійної та перевіреної організації. Це може бути, зокрема, але не обмежуючись тільки цим, міжнародна НУО, агентство ООН, національний форум НУО, посольство або будь-яка інша визнана інституція з сильною репутацією у роботі з гуманітарних питань та розвитку. Лист має бути підписаний на виконавчому рівні і слугує засобом підтримки нашої комплексної перевірки благонадійності, а також гарантує, що заявники мають операційну здатність і цілісність керувати грантами.

Protect Aid Workers залишає за собою право відмовити будь-якій організації у можливості бути провідним заявником, якщо мінімальні умови не будуть виконані. Якщо так, вам пропонується звернутися до іншої організації (бажано сертифікованої DG ECHO), щоб стати партнером та подати заявку від вашого імені. Якщо вам потрібна допомога в пошуках організації, ви можете зв’язатися з нами за адресою hotline@protectaidworkers.org.

Protect Aid Workers наполегливо заохочує міжнародні неурядові організації підтримувати своїх національних партнерів-виконавців, яким знадобиться підтримка для доступу до гранту.

Незважаючи на те, що мета Protect Aid Workers спрямована на обробку заявок від організацій, у деяких ситуаціях окремі особи також можуть отримувати безпосередню підтримку. Сюди входять:

Випадки, коли особа могла б постраждати від інциденту під час роботи в організації, з якою на момент подання заявки вона вже не мала офіційного трудового договору;
Випадки сексуального та гендерного насильства та інші випадки, коли особа може відчувати себе в небезпеці, подаючи заявку через свою організацію..

3. Вимоги, що відповідають критеріям

Метою механізму є надання допомоги працівникам гуманітарної допомоги, які зазнали інцидентів, знаходяться під безпосередньою загрозою заподіяння шкоди або були заарештовані та/або стикаються з судовими звинуваченнями через свою гуманітарну діяльність. Щоб заявка була прийнята до фінансування, заявник повинен продемонструвати зв’язок між інцидентом та роботою в якості гуманітарного працівника.

Точніше, Protect Aid Workers можуть підтримувати гуманітарних працівників, які є жертвами:

Protect Aid Workers підтримує працівників гуманітарної допомоги, які постраждали від насильства або перебувають під загрозою насильства через або під час виконання своїх обов’язків як гуманітарного працівника. Насильство визначається як будь-яка форма фізичної або психологічної шкоди, яка впливає на здоров’я та/або добробут співробітників. Це може включати побиття, ножові поранення, вогнепальні поранення, наслідки артилерійських обстрілів або бомбардувань, зґвалтування або інших форм сексуального насильства чи психологічного насильства. Protect Aid Workers також можуть підтримати персонал, якщо вони отримають поранення у своїх будинках через загальну небезпеку в районі, де вони живуть та працюють, визнаючи, що їхня постійна присутність у цьому районі є результатом їхньої гуманітарної роботи.

Protect Aid Workers підтримує гуманітарних працівників, які були заарештовані, затримані або є об’єктом судового переслідування через їхню гуманітарну діяльність. Сюди входять випадки, коли гуманітарні працівники заарештовуються за іншими звинуваченнями, але існує обґрунтована підозра або ймовірність того, що вони були висунуті проти персоналу через їхню гуманітарну діяльність.

Protect Aid Workers також можуть приймати випадки, коли найближчий член сім’ї гуманітарного працівника є жертвою переслідування через гуманітарну діяльність члена сім’ї.

Якщо гуманітарний працівник викрадається державним або недержавним суб’єктом, відомим або невідомим, і утримується проти його волі, Protect Aid Workers можуть видати грант та надати підтримку сім’ї. Запити можуть бути зроблені від його/її імені через організацію, в якій він/вона працює, або будь-яку іншу відповідну організацію, яка вирішує представляти його/її перед працівниками служби захисту. Грант на захист також може допомогти працівнику з гуманітарної допомоги після звільнення для його/її одужання.

Якщо гуманітарний працівник отримав загрозу своєму власному життю або добробуту, або своєї сім’ї через свою роль гуманітарного працівника, Protect Aid Workers можуть підтримати такі заходи, як тимчасове переміщення.

Protect Aid Workers розглядатимуть для фінансування будь-які випадки, коли несприятливі події, пов’язані з роллю гуманітарного працівника, призвели до заподіяння шкоди фізичному або психічному здоров’ю гуманітарного працівника. Ці інциденти включають, але не обмежуються впливом небезпечних середовищ, травматичним досвідом, стресовими захворюваннями, травмами тощо.

Якщо ваш інцидент не відповідає зазначеним вище категоріям, і ви не впевнені, чи може він бути покритий, зв’яжіться з нами за адресою: hotline@protectaidworkers.org. Винятки можуть бути зроблені з перерахованих вище критеріїв у виняткових випадках, коли існує значна, виправдана та термінова потреба.

Механізм не охоплює наступні ситуації.

Дорожньо-транспортні пригоди, дрібні крадіжки або хвороби.
Випадки, коли арешт або звинувачення проти гуманітарного працівника є прямим результатом очевидної злочинної діяльності або грубого порушення політики безпеки організації.
Ситуації, які не чітко і очевидно пов’язані з роботою особи як гуманітарного працівника.

Механізм захисту Protect Aid Workers як такий не є заміною страхування. Настійно рекомендується, щоб організації пропонували схему страхування для свого персоналу, що охоплює здоров’я, нещасні випадки та, де це можливо, збитки, завдані внаслідок насильства або викрадення людей.

Механізм захисту Protect Aid Workers, на відміну від страхування, не пропонує гарантованого покриття або не надає права на будь-який заздалегідь визначений вид підтримки. Підтримка є точковою та надається лише за умови наявності ресурсів у фонді.

4. Бюджет гранту та прийнятні витрати

Гранти надаються на максимальну суму 10 000 євро на одного співробітника та його найближчих родичів. У виняткових випадках та за умови наявності вагомих підстав може бути схвалена більша сума.

У разі інцидентів, пов’язаних з більш ніж одним співробітником, загальна сума буде представляти множину окремих сум.

Перелік (не вичерпний) допустимих витрат може включати наступне.

Медичний супровід. Витрати, пов’язані з фізичним та психологічним доглядом після інциденту, як-от консультації, лікування, ліки, сеанси терапії та реабілітаційні послуги.
Юридичний супровід. Витрати на юридичну допомогу, включаючи гонорари адвокатів, судові витрати та інші юридичні послуги, необхідні для захисту або підтримки працівника гуманітарної організації у зв’язку з інцидентом.
Переміщення та евакуація. Витрати, пов’язані з тимчасовим або постійним переїздом працівника гуманітарної організації або його сім’ї, включаючи транспорт, тимчасове житло та основні потреби, пов’язані з переселенням, якщо це необхідно для забезпечення їхньої безпеки.
Покриття заробітної плати. Це стосується тривалої виплати організацією місячної зарплати відповідного працівника впродовж періоду до 6 місяців після інциденту. Ця підтримка правомірна лише, якщо зарплата ще не покривається донорським фінансуванням, щоб уникнути подвійного фінансування. Це стосується випадків, коли трудовий договір залишається активним і має на меті надавати фінансову стабільність впродовж періоду відновлення. У випадках затримання або викрадення, покриття заробітної плати може також поширюватися на користь близьких родичів працівника гуманітарної допомоги, щоб допомогти їм подолати фінансовий вплив інциденту.
Компенсація заробітної плати. Це одноразова виплата, розрахована на основі місячної заробітної плати особи, максимальний розмір якої становить еквівалент шести місячних зарплат. Це застосовується, коли на відповідну особу більше не поширюється дія контракту з організацією (наприклад, якщо вона не може повернутися на роботу через інцидент). У випадках затримання або викрадення, організація також може обрати надання цієї паушальної компенсації близьким родичам працівника гуманітарної допомоги, зокрема якщо контракт завершився і родина залишилася без фінансової підтримки. Винятки, що перевищують шестимісячний термін, можуть бути розглянуті за наявності належних підстав.
Допомога на випадок смерті для сім’ї. У разі смерті гуманітарного працівника фінансова підтримка у сумі до 5000 євро може надаватися близьким родичам, щоб допомогти покрити негайні потреби та витрати, пов’язані з похороном.
Заміна активів, пошкоджених або викрадених під час інциденту. На це не може бути поданий запит як на окрему витрату. Це має бути частиною ширшого запиту, що включає пряму підтримку відповідним особам, згідно з нашим підходом, орієнтованим на людину.

Інші витрати можуть бути покриті, якщо вони обґрунтовані для забезпечення відповідного реагування та покриття витрат, пов’язаних із захистом працівника гуманітарної допомоги від подальшої шкоди.

Грантовий контракт передбачає повну гнучкість між бюджетними рядками. Це означає, що організації можуть переводити гроші з однієї діяльності з реагування на іншу. Тому бути на 100% точним у оцінці витрат не є важливим під час складання бюджету.

Прямі адміністративні витрати на управління грантом можуть покривати до 5% від запитуваної суми гранту. Витрати повинні бути суворо пов’язані з запитом та належним чином зазначені в бюджетних рядках форми заявки.

Усі витрати, понесені за рахунок гранту, повинні бути віднесені до фактичних витрат (див. розділ 7 – Система фінансової відповідності та звітності).

5. Період відповідності вимогам

Основна мета Protect Aid Workers полягає в наданні фінансової підтримки відразу після інциденту або загрози. Фонд також може підтримувати персонал під час довгострокового впливу інцидентів, якщо заявник демонструє, що потреби все ще є прямим результатом інциденту.

Проект також може надавати повторне фінансування організаціям, якщо вони вирішать здійснити попереднє фінансування або здійснити платіж до отримання відповіді від фонду, наприклад, у випадках, коли необхідна термінова медична допомога. Дата початку прийнятності витрат за грантом, як правило, є датою інциденту, навіть якщо грант підписаний пізніше. Однак, поки ви не отримаєте письмового підтвердження від проєкту, (пере)фінансування не гарантується.

Відшкодування також можливе для витрат, пов’язаних з реагуванням на інциденти, які вже реалізовані організацією. Усі витрати, представлені фонду, повинні бути понесені не пізніше ніж за рік до дати подання заявки.

6. Процес подання заявки на грант та супровідні документи

Щойно працівник гуманітарної допомоги постраждав від інциденту або знаходиться під безпосередньою загрозою заподіяння шкоди, ви можете звернутися за адресою hotline@protectaidworkers.org, щоб отримати інформацію для звернення за порадою до служби підтримки. Організаціям пропонується заповнити форму заявки на отримання гранту на нашому вебсайті www.protectaidworkers.org (або надіслати її на адресу hotline@protectaidworkers.org за допомогою шаблону), в ідеалі якнайшвидше після інциденту.

Організація повинна надати супровідні документи разом із формою заявки, для більш швидкого та узгодженого розгляду процесу. Проте, у термінових ситуаціях, деякі документи можуть бути подані пізніше під час процесу перевірки заявки.

Для полегшення процесу супровідні документи поділено на три категорії.

і) Документи, що стосуються організації – для перевірки ідентифікації та надійності організації заявника.

Рекомендаційний лист. Необхідний лише для організацій, що не сертифіковані DG ECHO, та з якими Protect Aid Workers не мала попередніх робочих стосунків і не знає їхній операційний досвід. Лист повинен бути підписаний на виконавчому рівні поважною організацією (наприклад, міжнародною НУО, агентством ООН, форумом НУО, посольством тощо).
Сертифікат реєстрації. Необхідно лише для організацій, що не сертифіковані DG ECHO і з якими Protect Aid Workers не мала попередніх робочих стосунків і не знає їхній операційний досвід.
Дані членів ради. Повні імена, дати та країни народження членів ради, які необхідні для стандартної перевірки відповідності щодо міжнародних санкцій та контрольних переліків (з використанням ПЗ Bridger). Це рутинний етап, щоб гарантувати, що Protect Aid Workers відповідає нормам донора та міжнародним юридичним зобов’язанням.

іі) Документи, пов’язані з інцидентом та особою – для підтвердження інциденту та зв’язку між постраждалою особою та організацією.

Внутрішній звіт про інцидент, підготований організацією, та будь-які інші супровідні документи, які допомагають підтвердити, що інцидент стався (наприклад звіти у ЗМІ, поліцейські звіти, свідчення третіх сторін тощо) та показують вплив на особу (наприклад, медичні діагнози, рецепт…)
Підтвердження договірних або робочих стосунків між організацією та постраждалим працівником гуманітарної допомоги (наприклад, трудовий договір тощо). Якщо доступно, останній платіжний розрахунок буде дуже корисним, особливо при очікуванні потенційного покриття заробітної плати або запитів компенсації зарплати, оскільки він допомагає оцінити та підтвердити відповідні бюджетні рядки.
Свідоцтво про смерть (для випадків смерті). Якщо немає, заява під присягою від НУО (шаблон додається).
Доказ родинних зв’язків (наприклад, сімейна книга) у разі, якщо члени сім’ї є прямими бенефіціарами. Якщо такий документ відсутній, завірена заява від НУО.

ііі) Фінансові документи – для платежів та підтвердження пов’язаної з бюджетом інформації.

Банківські реквізити організації, включаючи адресу банку, номер IBAN, код SWIFT, підписані та скріплені печаткою уповноваженого керівника та банку.
Підтвердження бюджетних витрат
- Витрати відшкодування. Якщо бюджет включає витрати, що вже понесені та подаються до відшкодування, буде дуже корисне надання рахунків-фактур та відповідних квитанцій платежів на момент подачі заявки. Це допоможе прискорити розгляд та процес схвалення. Якщо не доступні відразу, їх можна подати на етапі підтвердження.
- Розрахункові витрати. Якщо бюджет включає значні заплановані витрати, корисно, щоб кошториси подавалися у час подання заявки. Ці документи допоможуть нам оцінити доцільність запитаних сум та сприяють швидшому схваленню бюджету.

Якщо заявка подається міжнародною організацією від імені місцевого партнера, очікується, що провідний заявник проведе власну перевірку та верифікацію справ, поданих до фонду. Тим не менш, за підозрою в шахрайстві, зловживанні ресурсами фонду або неправдивій інформації, Protect Aid Workers залишає за собою право провести подвійну перевірку.

Для грантів, де є термінова необхідність отримати швидке підтвердження фінансування, поставте галочку «так» у полі екстреного запиту. Будь ласка, відповідайте «так», лише якщо швидке схвалення гранту є необхідним для захисту добробуту та безпеки постраждалого персоналу або для надання негайної підтримки після серйозного інциденту.

Ви отримаєте підтвердження отримання вашої заяви протягом 48 годин (робочих днів). Тоді тривалість процесу залежатиме від складності справи та здатності партнера надати всю необхідну інформацію.

У разі відхилення керівник справи повідомить вам про причини прийняття рішення. Якщо ви не отримаєте інформацію про обґрунтування відмови, ви маєте право запитати її у керівника справи. Якщо ви стурбовані тим, що ваша заявка могла бути несправедливо відхилена, або якщо ви вважаєте, що команда проєкту захисту працівників гуманітарної допомоги не поводилася з вами належним чином, ви можете подати апеляцію до комітету з перевірки за наступною електронною адресою: vettingcommittee@protectaidworkers.org

Комітет з перевірки складається з представників консорціуму програми. Він служить механізмом розгляду скарг для проєкту. Крім того, його члени регулярно збираються для розгляду анонімних випадків, які були відхилені, та випадків, які були профінансовані, для перевірки постійної відповідності узгодженим критеріям та для коригування критеріїв, де це необхідно.

7. Контракт про надання гранту та контрольний список відповідності

Грантовий контракт буде підписаний між Protect Aid Workers та організацією, яка є основним одержувачем гранту на захист. Остання буде нести відповідальність за реалізацію отриманого гранту та нестиме матеріальну відповідальність (у разі недопущення витрат тощо) на загальну отриману суму.

Відповідно до правил та норм DG ECHO, сертифікований партнер DG EECHO стане співпартнером проєкту, а інші організації стануть партнерами-виконавцями (див. Загальна модельна грантова угода про гуманітарну допомогу). З міркувань фінансової підзвітності основні одержувачі повинні зберігати всі відповідні підтверджувальні документи протягом 10 років. У разі проведення аудиту вони несуть індивідуальну відповідальність перед DG ECHO за обґрунтування понесених витрат.

Protect Aid Workers повинні забезпечити повну та відповідну фінансову звітність для DG ECHO. Тому одержувачам грантів необхідно створити та впроваджувати на всіх етапах реалізації програми надійну систему збору, обліку та звітування про фінансові операції. Вони повинні будуть зберігати підтверджувальні документи, пов’язані з цими операціями, щоб обґрунтувати всі фактичні витрати, понесені внаслідок реагування на інцидент. Тому процедури бухгалтерського обліку повинні дозволяти безпосереднє узгодження витрат щодо програми надання захисту з відповідними підтверджувальними документами.

Вимоги відповідності та звітності включають наступне.

Остаточний описовий та фінансовий звіт
Банківські виписки, що показують отримання коштів, перерахованих Protect Aid Workers
Реєстри витрат
Сканкопії оригіналів рахунків-фактур і платіжних квитанцій, які можуть містити:
- Чеки платежів від постачальників та постачальників послуг, коли грант використовується для покриття витрат третіх сторін, як-от медичний догляд, юридичні послуги, перевезення, проживання або інші зовнішні послуги. Ці чеки повинні підтверджувати, що послуга була надана та оплачена, вони повинні відповідати елементам, перерахованим у схваленому бюджеті.
- Платіжна відомість, якщо грант включає покриття зарплати або компенсацію зарплати. Нова платіжна відомість допомагає підтвердити рівень заробітної плати членів персоналу та підтримує точне ведення бюджету на необхідну суму.
- Готівкові чеки бенефіціарів, коли грант використовується для надання прямої фінансової допомоги постраждалій особі або її родині.
- Дорожні документи (наприклад, посадкові талони, візи) для переміщення або евакуації.
- Підтвердження нової адреси (наприклад, угода про оренду тощо) у випадку переміщення
- Документація придбання для матеріальної підтримки елементів, вартість яких перевищує 5 000 євро

8. Захист даних

Організаціям, що подають заявку, пропонується, де це можливо, отримати згоду суб’єкта даних (тобто особи, яка в кінцевому підсумку отримає кошти від гранту), яка буде служити первинною основою для обробки персональних даних в рамках проєкту. Вона буде отримана вільно, конкретно, інформовано та однозначно. Згода може бути отримана в усній або письмовій формі від суб’єкта даних. Згода може бути отримана в усній або письмовій формі від суб’єкта даних (шаблон форми згоди ).

Багато випадків, поданих на проєкт Protect Aid Workers, стосуються надзвичайно конфіденційної інформації, що впливає на конфіденційність та безпеку постраждалого персоналу. У рамках проєкту впроваджено декілька заходів щодо захисту даних:

Доступ до повної інформації про справу обмежений мінімальною кількістю членів команди.
Затверджені заявки не будуть додаватися до грантової угоди, а будуть посилатися лише на дату та час отримання командою для обмеження доступу.
Кожен проєкт та заявник призначають одну особу, відповідальну за комунікації.
Усі практики захисту даних відповідають Загальному регламенту про захист даних (GDPR ЄС).

Крім того, Protect Aid Workers забезпечують подальшу безпеку даних за допомогою наступних засобів:

Вихідні дані про випадок (не анонімні) доступні лише трьом призначеним особам з команди, які беруть участь у веденні справи.

Дані заявки повністю анонімізовані, ідентифікатори видаляються перед тим, як ними поділяться з персоналом з питань фінансів або керування контрактами.
Дані, що використовуються на внутрішньому рівні для навчання та оцінювання, також будуть повністю анонімізовані та позбавлені ідентифікаторів.
Тільки повністю анонімізовані та агреговані підсумовані дані передаються назовні.
Зовнішні аудитори, як визначено грантодавцем або донором, можуть оцінювати нередаговані вихідні дані за суворих умов, відповідно до підписаної угоди про конфіденційність.
Вжито відповідних заходів для збереження ІТ-систем та захисту цілісності даних.

У керуванні особистими даними ми дотримуємося найвищих стандартів, щоб гарантувати наступне.

Суб’єкти даних. Особи мають право на доступ, виправлення, видалення або обмеження обробки своїх даних, заборону обробки та скасування згоди в будь-який час.
Мета обробки даних. Дані обробляються для оцінювання правомірності для грантів, керування грантами, надання допоміжних послуг та спрощення проєктних дій.

Джерела збору даних. Ми збираємо дані безпосередньо в осіб, НУО, що їх представляють, а також через публічно доступні джерела для юридичної експертизи.
Основа обробки. Обробка основана на публічному інтересі, життєвому інтересі суб’єкта даних та інших законних інтересах для безпеки та добробуту працівників, та згоді.
Типи зібраних даних. Контактна та особиста інформація, подробиці найму, інформація, пов’язана з інцидентом, фінансова інформація та інформація про здоров’я, необхідна для керування грантом.
Спільне використання даних. Дані використовуються спільно на внутрішньому рівні та з партнерськими організаціями відповідно до протоколів суворої конфіденційності, лише з метою адміністрування проєкта та оцінки заявки.

Збереження даних. Дані зберігаються, лише доки це потрібно, щоб досягти цілей обробки, не перевищуючи 5 років після закриття справи, якщо інше не зазначено у законних вимогах.

Грант на захист

Грант на захист – рекомендації щодо подання заявки

Download project materials