Subvenção de Protecção

Orientações para a candidatura

O objectivo do mecanismo Protect Aid Workers é prestar assistência a trabalhadores humanitários que tenham sofrido incidentes, que estejam sob ameaça imediata de danos, ou que tenham sido detidos e/ou enfrentem acusações judiciais em decorrência do seu trabalho humanitário. Esta assistência inclui a atribuição de subvenções para cobrir os custos de medidas de protecção e de apoio após incidentes que afectem os colaboradores. O objectivo é proteger os trabalhadores contra novos danos, apoiar a sua recuperação e melhorar o seu bem-estar.

A Protect Aid Workers desenvolveu estas directrizes, que definem os critérios de elegibilidade para o financiamento das suas subvenções e as modalidades de apresentação das candidaturas.

1. Indivíduos e organizações elegíveis

Os trabalhadores humanitários são definidos como empregados e pessoal associado de organizações de ajuda sem fins lucrativos que prestam assistência material e técnica em contextos de acção humanitária. Isto inclui organizações não-governamentais (ONG), organizações comunitárias (CBO) e as entidades do Movimento da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho. Não inclui agências das Nações Unidas nem entidades governamentais.

O fundo pode apoiar qualquer pessoa, independentemente da sua posição ou nacionalidade, que tenha ou tenha tido uma relação de trabalho com uma organização elegível. Isto inclui diferentes tipos de colaboradores contratados, tais como funcionários, voluntários, trabalhadores diários, prestadores de serviços, estagiários, voluntários comunitários, entre outros.

Os familiares directos do trabalhador humanitário afectado também podem receber apoio directo. Para efeito deste projecto, consideram-se familiares directos os filhos, o cônjuge, os irmãos e irmãs, ou os pais do membro do pessoal.

2. Quem pode apresentar uma candidatura?

As candidaturas às Subvenções de Protecção podem ser apresentadas por organizações elegíveis em nome dos seus próprios colaboradores e pessoal associado, ou em nome de colaboradores de uma organização parceira.

Em circunstâncias específicas, as candidaturas também podem ser apresentadas directamente por trabalhadores humanitários individuais. A modalidade aplicável dependerá do contexto e da natureza do caso.

2.1 Candidaturas apresentadas por organizações

Qualquer organização elegível pode candidatar-se directamente à Subvenção de Protecção, independentemente da sua dimensão ou estatuto de certificação.

Uma vez que a Protect Aid Workers actua a nível global e não pode verificar de forma independente o histórico de todas as entidades candidatas, as organizações com as quais não exista uma relação de trabalho prévia ou conhecimento do seu percurso operacional poderão ser convidadas a apresentar uma carta de recomendação emitida por uma entidade fiável e reconhecida. Esta poderá incluir, entre outras, uma ONG internacional, uma agência das Nações Unidas, um fórum nacional de ONG, uma embaixada ou qualquer outra instituição reconhecida com sólida reputação no sector humanitário ou do desenvolvimento. A carta deverá ser assinada ao nível da direcção executiva e tem como objectivo apoiar o nosso processo de diligência devida, assegurando que os candidatos possuam a capacidade operacional e a integridade necessárias para gerir a subvenção.

A Protect Aid Workers reserva-se o direito de recusar a uma organização a possibilidade de actuar como candidata principal caso as condições mínimas não sejam cumpridas. Nesse caso, a organização será convidada a estabelecer uma parceria com outra ONG, que poderá apresentar a candidatura em seu nome. Para o efeito, poderão contactar-nos através do endereço hotline@protectaidworkers.org para solicitar apoio na identificação de um parceiro adequado.

A Protect Aid Workers incentiva fortemente as ONG internacionais a apoiarem os seus parceiros nacionais de implementação que necessitem de assistência para aceder à subvenção

Línguas. As comunicações em inglês e francês são fortemente preferidas, especialmente para fins contratuais. No entanto, a Protect Aid Workers reconhece que as organizações operam em contextos linguísticos diversos e envidará esforços razoáveis, através dos seus parceiros, redes e recursos disponíveis, para facilitar a comunicação noutras línguas sempre que possível.

2.2 Candidaturas apresentadas directamente por particulares

Em situações específicas, os trabalhadores humanitários podem apresentar um pedido directamente à Protect Aid Workers, sem que uma organização actue como candidata principal. Esta modalidade aplica-se, em particular, quando:

O indivíduo já não se encontra sob contrato;
O indivíduo actuou como voluntário, consultor ou prestador de serviços;
A apresentação da candidatura através de uma organização possa representar riscos para a segurança, a confidencialidade ou a protecção da pessoa (incluindo casos de violência sexual ou baseada no género);
A organização não possa ou não queira apresentar uma candidatura em nome do indivíduo.

Os pedidos apresentados directamente por indivíduos são avaliados com base nos mesmos critérios de elegibilidade e nas mesmas normas de gestão de casos aplicáveis às candidaturas apresentadas por organizações.

3. Casos elegíveis

O objectivo do mecanismo é prestar assistência a trabalhadores humanitários que tenham sofrido incidentes, estejam sob ameaça imediata de danos, ou tenham sido detidos, presos e/ou enfrentem acusações judiciais em consequência do seu trabalho humanitário. Para que um caso seja elegível para financiamento, o candidato deve demonstrar a ligação entre o incidente e a actividade exercida enquanto trabalhador humanitário.

Mais especificamente, a Protect Aid Workers pode apoiar trabalhadores humanitários que sejam vítimas de:

A Protect Aid Workers apoia trabalhadores humanitários que tenham sido vítimas de violência ou estejam sob ameaça de violência devido ao seu trabalho humanitário ou em consequência do desempenho das suas funções. A violência é definida como qualquer forma de dano físico ou psicológico que afecte a saúde e/ou o bem-estar dos membros do pessoal. Isto pode incluir agressões físicas, esfaqueamentos, ferimentos por arma de fogo, impacto de bombardeamentos ou artilharia, violação ou outras formas de violência sexual, bem como violência psicológica. A Protect Aid Workers também pode apoiar membros do pessoal que tenham sido feridos nas suas próprias residências devido à insegurança generalizada na área onde vivem e trabalham, reconhecendo que a sua permanência nessa zona resulta do exercício das suas actividades humanitárias.

A Protect Aid Workers apoia trabalhadores humanitários que tenham sido presos, detidos ou que estejam ou tenham estado sujeitos a acções judiciais devido ao seu trabalho humanitário. Isto inclui casos em que os trabalhadores humanitários são acusados de outros crimes, mas existam suspeitas fundamentadas ou uma forte probabilidade de que essas acusações tenham sido apresentadas em consequência do seu trabalho humanitário.

A Protect Aid Workers também pode aceitar casos em que um familiar directo do trabalhador humanitário seja vítima de perseguição devido à actividade humanitária de um membro da família.

Se um trabalhador humanitário for raptado por um actor estatal ou não estatal, conhecido ou desconhecido, e for mantido contra a sua vontade, a Protect Aid Workers pode conceder uma subvenção e prestar apoio à sua família.

Os pedidos podem ser apresentados em seu nome pela organização que o emprega ou por qualquer outra entidade elegível que decida representá-lo junto da Protect Aid Workers.

A subvenção de protecção pode igualmente apoiar o trabalhador humanitário após a sua libertação, contribuindo para a sua recuperação.

Se um trabalhador humanitário receber ameaças à sua vida ou ao seu bem-estar, ou à vida ou ao bem-estar da sua família, devido ao seu papel enquanto trabalhador humanitário, a Protect Aid Workers pode apoiar medidas de protecção, como a relocalização temporária.

A Protect Aid Workers analisará para eventual financiamento quaisquer casos em que acontecimentos adversos decorrentes da actividade de um trabalhador humanitário tenham causado danos à sua saúde física ou mental.

Em contextos de conflito armado activo, a Protect Aid Workers poderá considerar casos em que a exposição ao perigo resulte de violência indiscriminada ou da condução geral das hostilidades, e em que a presença e a exposição contínua do indivíduo estejam intrinsecamente ligadas ao seu papel como trabalhador humanitário que opera ou não consegue abandonar a área afectada. Nestas situações, o risco enfrentado pela pessoa é considerado inseparável do seu estatuto de trabalhador humanitário e do dever de presença associado às suas funções. As decisões são tomadas caso a caso, com base numa análise documentada do contexto e numa justificação interna.

Dúvidas sobre um incidente? Se não tiver a certeza de que um incidente é ou não abrangido por estes critérios, não hesite em contactar-nos através de hotline@protectaidworkers.org. Podem ser concedidas excepções aos critérios acima referidos em casos excepcionais, quando exista uma necessidade significativa, justificada e urgente.

As seguintes situações não são abrangidas pelo mecanismo:

Acidentes de trânsito, pequenos furtos ou doenças.
Casos em que a detenção ou as acusações contra o trabalhador humanitário resultem directamente de actividades criminosas evidentes ou de uma violação flagrante da política de segurança da organização.
Situações que não estejam clara e inequivocamente relacionadas com o trabalho da pessoa enquanto trabalhador humanitário.

O mecanismo Protect Aid Workers não substitui um seguro. Recomenda-se fortemente que as organizações disponibilizem aos seus colaboradores um sistema de seguros que cubra questões de saúde, acidentes e, sempre que possível, danos resultantes de violência ou rapto.

Ao contrário de um seguro, o mecanismo Protect Aid Workers não oferece cobertura garantida nem confere o direito a qualquer tipo de apoio previamente definido. O apoio é pontual e apenas pode ser concedido enquanto existirem recursos disponíveis no fundo.

4. Modalidades de subvenção, orçamento e custos elegíveis

As subvenções são concedidas num montante máximo de 10 000 EUR por trabalhador humanitário afectado. Em casos excepcionais, e mediante justificação, poderá ser aprovado um montante superior. Quando um pedido abrange mais do que um membro do pessoal, o montante total corresponderá à multiplicação dos montantes individuais.

O acordo de subvenção pode ser assinado quer com uma organização humanitária que actue em nome dos beneficiários, quer directamente com os beneficiários, quando estes se candidatam ao mecanismo de forma independente. Uma vez aprovados, os fundos da subvenção podem ser desembolsados através de uma ou de ambas as seguintes modalidades de execução, dependendo das circunstâncias e das necessidades identificadas durante a avaliação.

MODALIDADE I: Contratação de serviços pela organização que implementa o plano de resposta em nome do beneficiário. Isto pode incluir tratamento médico, assistência jurídica e judiciária, apoio psicossocial, medidas de realojamento ou outras medidas de protecção. Pode ser necessário quando o beneficiário não está em condições de gerir os fundos de forma independente e a gestão directa pela organização proporciona uma resposta mais segura e eficaz. Esta modalidade é também relevante quando o trabalhador humanitário afectado continua a ser empregado pela organização, permitindo que a resposta seja integrada nos acordos de dever de cuidado existentes.
MODALIDADE II: Assistência financeira incondicional. A subvenção é transferida directamente aos beneficiários, permitindo-lhes priorizar e dar resposta às suas próprias necessidades de protecção, recuperação e bem-estar da forma que considerarem mais adequada. O montante da assistência financeira é determinado com base nesta avaliação e nas informações fornecidas durante o processo de candidatura.

Dependendo das circunstâncias de cada caso, uma subvenção concedida a uma organização pode basear-se exclusivamente numa modalidade ou combinar ambas. A escolha da modalidade é determinada caso a caso, tendo em conta as necessidades de protecção, as preferências do beneficiário, considerações operacionais e factores de gestão de risco.

Os exemplos abaixo ilustram as formas mais comuns de apoio prestado através das Subvenções de Protecção. A lista é indicativa e não exaustiva. Podem ser considerados outros custos relacionados com a protecção, a recuperação ou o bem-estar, sempre que tal se justifique pelas circunstâncias de cada caso.

Apoio financeiro directo e incondicional a indivíduos afectados ou às suas famílias imediatas, para dar resposta a necessidades urgentes de protecção e recuperação decorrentes do incidente. O apoio financeiro pode ser utilizado, entre outros fins, para garantir a continuidade temporária do rendimento ou a subsistência durante períodos de recuperação, incapacidade ou perturbação resultantes directamente do incidente. Dependendo da situação, a avaliação pode basear-se no salário ou rendimento anterior do indivíduo, no custo de vida local, nas despesas incorridas, na composição do agregado familiar ou noutros factores relevantes.
Apoio médico: custos relacionados com cuidados físicos e psicológicos na sequência do incidente, tais como consultas, tratamentos, medicação, sessões de terapia e serviços de reabilitação.
Apoio jurídico: honorários de assistência jurídica e judiciária, incluindo honorários de advogados, despesas judiciais e outros serviços jurídicos necessários para defender ou apoiar o trabalhador humanitário no âmbito do incidente.
Realocação e evacuação: despesas relacionadas com a realocação temporária ou permanente do trabalhador humanitário ou da sua família, incluindo transporte, alojamento temporário e necessidades básicas de reinstalação, quando necessário para garantir a sua segurança.
Cobertura salarial: pagamento continuado do salário mensal do colaborador afectado pela organização durante um período de até 6 meses após o incidente. Este apoio só é elegível se o salário ainda não estiver coberto por financiamento de doadores, a fim de evitar duplo financiamento. Aplica-se quando o contrato de trabalho permanece em vigor e visa proporcionar estabilidade financeira durante o período de recuperação. Em casos de detenção ou rapto, a cobertura salarial pode também ser alargada para beneficiar a família directa do trabalhador humanitário, a fim de os ajudar a lidar com o impacto financeiro do incidente.
Prestações por morte para a família: em caso de morte do trabalhador humanitário, pode ser concedido à família directa um apoio financeiro incondicional até 5 000 €, para ajudar a cobrir necessidades urgentes e despesas relacionadas com o funeral.
Substituição de bens danificados ou roubados durante o incidente. Este apoio não pode ser solicitado como um custo isolado. Deve fazer parte de um pedido mais abrangente que inclua apoio directo à(s) pessoa(s) afectada(s), em consonância com a nossa abordagem centrada na pessoa.

Os custos administrativos directos da gestão da subvenção podem cobrir até 5% do montante da subvenção solicitada. Os custos têm de estar estritamente relacionados com o pedido e devidamente especificados nas rubricas orçamentais do formulário de candidatura.

Todas as despesas incorridas com a subvenção devem ser imputadas aos custos reais (ver secção 7 – Contrato de subvenção e lista de verificação de conformidade).

5. Período de elegibilidade

O principal objectivo da Protect Aid Workers é prestar apoio financeiro logo após a ocorrência de um incidente ou ameaça. O fundo também pode apoiar o pessoal face ao impacto a longo prazo dos incidentes, desde que o requerente demonstre que as necessidades continuam a ser um resultado directo do incidente.

A título de referência geral, as Subvenções de Protecção destinam-se a apoiar as necessidades de resposta a incidentes e de recuperação que surjam nos primeiros seis meses após um incidente. Este prazo reflecte o período durante o qual as necessidades de protecção, recuperação e estabilização são normalmente mais prementes. No entanto, este período de referência não é aplicado de forma rígida. O apoio pode ser prolongado para além de seis meses, quando justificado pela natureza do incidente, por impactos tardios ou por circunstâncias específicas (por exemplo, tratamento médico prolongado, processos judiciais, deslocação), sujeito a uma avaliação documentada e a aprovação interna.

O projecto pode reembolsar as organizações, caso estas optem por pré-financiar ou efectuar um pagamento antes de receberem uma resposta do fundo, por exemplo, quando são necessários cuidados médicos urgentes. A data de início para a elegibilidade dos custos ao abrigo da subvenção será, normalmente, a data do incidente, mesmo que a subvenção seja assinada posteriormente. No entanto, até obter uma confirmação por escrito do projecto, o (re)financiamento não está garantido.

O reembolso também é possível para despesas relacionadas com a resposta ao incidente já implementada pela organização. Todos os custos apresentados ao fundo devem ter sido incorridos num período inferior a um ano antes da data de apresentação do pedido.

6. Processo de candidatura à subvenção e documentos de apoio

Assim que um trabalhador humanitário for afectado por um incidente ou se encontrar sob ameaça imediata de danos, pode contactar hotline@protectaidworkers.org para obter informações e aconselhamento sobre o apoio disponível. Solicita-se às organizações que preencham o formulário de candidatura à subvenção no nosso site www.protectaidworkers.org, de preferência o mais rapidamente possível após o incidente.

Os documentos comprovativos devem, idealmente, ser apresentados juntamente com o formulário de candidatura, para permitir um processo de análise mais rápido e fluido. No entanto, em situações urgentes, alguns documentos podem ser fornecidos posteriormente, durante a fase de verificação.

Para facilitar o processamento, os documentos comprovativos estão agrupados em três categorias:

A · Documentos relacionados com a organização

Para verificar a identidade e a fiabilidade da organização requerente.

Carta de recomendação. Exigida apenas para organizações com as quais a Protect Aid Workers não tenha qualquer relação de trabalho prévia ou conhecimento do seu historial operacional. A carta deve ser assinada a nível executivo por uma entidade de renome (por exemplo, ONG internacional, agência da ONU, fórum de ONG, embaixada, etc.).
Certificado de registo. Exigido apenas para organizações formalmente registadas com as quais a Protect Aid Workers não tenha qualquer relação de trabalho prévia nem conhecimento do seu historial operacional. Não se espera que as organizações informais ou não registadas apresentem um certificado de registo, podendo, em vez disso, ser-lhes solicitado que forneçam referências adicionais no âmbito do processo de due diligence.
Dados dos membros do conselho de administração. Este requisito aplica-se apenas quando o acordo de subvenção é assinado com uma organização e os fundos são transferidos através da conta bancária da organização. São necessários os nomes completos, datas e países de nascimento dos membros do conselho de administração para uma verificação de conformidade padrão face a sanções internacionais e listas de vigilância (utilizando o software Bridger). Trata-se de um passo de rotina para garantir que a Protect Aid Workers cumpre os regulamentos dos doadores e as obrigações legais internacionais.

B · Documentos relacionados com o incidente e com a pessoa em causa

Para confirmar o incidente e a ligação entre a pessoa afectada e a organização.

Provas do incidente. Espera-se que os requerentes forneçam toda a documentação disponível que ajude a demonstrar que o incidente ocorreu e que apoie a avaliação das suas consequências. Isto pode incluir relatórios internos de incidentes, documentos médicos, documentos judiciais, certidões de óbito, reportagens da comunicação social, fotografias, declarações de terceiros ou outras provas de apoio relevantes. O tipo de documentação exigida variará consoante a natureza do caso e as informações razoavelmente disponíveis para o requerente.
Prova de afiliação. Os requerentes devem apresentar toda a documentação disponível que comprove a relação formal ou reconhecida do indivíduo com a organização na altura do incidente. Tal pode incluir um contrato de trabalho, um contrato de consultoria, um registo de voluntariado, registos de pagamentos, cartas de atribuição de funções ou qualquer outro documento que comprove a afiliação do indivíduo à organização.
Prova de identidade. Deve ser apresentada uma cópia de um documento de identidade válido para cada indivíduo que venha a receber assistência financeira. Tal pode incluir um cartão de identidade nacional, passaporte, autorização de residência ou outro documento de identificação oficialmente reconhecido.
Comprovativo de vínculo familiar (por exemplo, livro de família) quando os familiares forem beneficiários directos de subvenções. Caso não esteja disponível, uma declaração sob juramento da ONG.

C · Documentos financeiros

Para permitir o pagamento e verificar as informações relacionadas com o orçamento.

Dados da conta bancária. Os requerentes devem fornecer os dados da conta bancária da pessoa ou organização que irá receber os fundos da subvenção, incluindo o nome do banco, a morada do banco, o número da conta ou o IBAN (se aplicável) e o código SWIFT/BIC (se aplicável). Podem ser solicitados documentos de verificação adicionais para confirmar a titularidade da conta e facilitar a transferência de fundos. Caso o beneficiário da subvenção não tenha acesso a uma conta bancária, os requerentes devem indicar os mecanismos alternativos de transferência disponíveis no seu contexto, para que a Protect Aid Workers possa avaliar e explorar a solução de pagamento mais adequada e viável.
Justificação dos custos orçamentais:
- Custos de reembolso. Se o orçamento incluir custos que já tenham sido incorridos e que estejam a ser apresentados para reembolso, é altamente recomendável que as facturas e os respectivos comprovativos de pagamento sejam fornecidos no momento da candidatura. Isto ajuda a acelerar o processo de análise e aprovação. Caso não estejam imediatamente disponíveis, podem ser apresentados durante a fase de verificação.
- Custos estimados. Quando o orçamento inclui custos previstos significativos, agradecemos que sejam apresentados orçamentos no momento da candidatura. Estes documentos ajudam-nos a avaliar a razoabilidade dos montantes solicitados e facilitam uma validação mais rápida do orçamento.

Quando a candidatura é apresentada por uma organização internacional em nome de um parceiro local, espera-se que o candidato principal proceda à sua própria verificação e análise dos casos apresentados ao fundo. No entanto, em caso de suspeita de fraude, abuso dos recursos do fundo ou informações falsas, a Protect Aid Workers reserva-se o direito de efectuar uma verificação dupla.

Pedido de emergência. No caso de subvenções em que haja urgência em obter uma confirmação rápida do financiamento, assinale «sim» na caixa de pedido de emergência. Responda «sim» apenas se a aprovação rápida da subvenção for essencial para salvaguardar o bem-estar e a segurança do pessoal afectado ou para prestar apoio imediato após um incidente grave.

Receberá um aviso de recepção da sua candidatura no prazo de 48 horas (dias úteis). Posteriormente, a duração do processo dependerá da complexidade do caso e da capacidade do parceiro para fornecer todas as informações necessárias.

Em caso de rejeição, o gestor do processo informá-lo-á dos motivos da decisão. Se não receber informações sobre os fundamentos da rejeição, tem o direito de as solicitar ao gestor do processo.

7. Contrato de subvenção e lista de verificação de conformidade

O contrato de subvenção será assinado entre a Protect Aid Workers e a organização que é a principal beneficiária da Subvenção de Protecção. Esta última será responsável pela execução da subvenção recebida e será considerada financeiramente responsável (em caso de custos não elegíveis, etc.) pelo montante total recebido.

De acordo com as regras e regulamentos da DG ECHO, os parceiros certificados pela DG ECHO tornar-se-ão coparceiros do projecto, e as outras organizações tornar-se-ão parceiros de execução (cf. Modelo Geral de Acordo de Subvenção para a Ajuda Humanitária). Por razões de responsabilidade financeira, os principais beneficiários devem conservar todos os documentos comprovativos relevantes durante um período de 10 anos. Em caso de auditoria, continuam a ser individualmente responsáveis por justificar os custos incorridos perante a DG ECHO.

A Protect Aid Workers deve garantir a apresentação de relatórios financeiros exaustivos e conformes à DG ECHO. Por conseguinte, os beneficiários da subvenção devem estabelecer e operar, ao longo de todas as fases da execução do programa, um sistema fiável de recolha, registo e comunicação das transacções financeiras. Terão de conservar os documentos comprovativos relacionados com estas transacções para justificar todos os custos reais incorridos decorrentes da resposta ao incidente. Os procedimentos contabilísticos devem, por conseguinte, permitir uma reconciliação directa dos custos relativos ao programa de subvenções para a protecção com os documentos comprovativos correspondentes.

TODOS OS BENEFICIÁRIOS – Organizações ou particulares

Um relatório narrativo final que descreva o apoio prestado e os resultados alcançados.
Extractos bancários ou outros documentos comprovativos que demonstrem a recepção dos fundos transferidos pela Protect Aid Workers.

APENAS ORGANIZAÇÕES – Documentação financeira adicional

Um relatório financeiro final.
Registos de despesas, quando disponíveis.
Comprovativo da transferência e da recepção da ajuda em dinheiro (ver abaixo).
Cópias digitalizadas de facturas e recibos de fornecedores (ver abaixo).
Folha de pagamento, quando a subvenção incluir a cobertura salarial.
Documentos de viagem (por exemplo, cartões de embarque, vistos) para realojamento ou evacuação.

Comprovativo da transferência e da recepção da ajuda em dinheiro. Quando a organização transfere assistência em dinheiro a um beneficiário, deve apresentar provas tanto da transferência como da recepção dos fundos. Nos casos em que as transferências são efectuadas através de uma conta bancária, a documentação comprovativa deve demonstrar tanto a emissão do pagamento como a sua recepção pelo beneficiário (por exemplo, extractos bancários, confirmações de transferência, registos de pagamentos móveis ou documentação equivalente). Quando a assistência é prestada em dinheiro, deve ser conservado como documentação comprovativa um recibo de recepção de dinheiro assinado tanto pela organização como pelo beneficiário.

Facturas e recibos. Cópias digitalizadas de facturas originais e recibos de pagamento de fornecedores e prestadores de serviços, quando a subvenção for utilizada para cobrir despesas de terceiros, tais como cuidados médicos, serviços jurídicos e judiciários, transporte, alojamento ou outros serviços externos. Estes recibos devem confirmar que o serviço foi prestado e pago, e têm de corresponder aos itens enumerados no orçamento aprovado.

8. Procedimento de recurso

Em caso de rejeição, o Gestor de Processos informá-lo-á dos motivos da decisão. Se não receber informações sobre os fundamentos da rejeição, tem o direito de as solicitar ao Gestor de Processos. Se considerar que a sua candidatura pode ter sido injustamente rejeitada, pode recorrer para a Comissão de Avaliação através do seguinte endereço de e-mail: vettingcommittee@protectaidworkers.org

A Comissão de Avaliação é composta por representantes independentes do consórcio PAW. A sua função consiste em analisar os recursos apresentados pelos candidatos e garantir que as decisões tomadas pelo Secretariado são justas e estão em conformidade com os critérios de elegibilidade.

As decisões tomadas pela Comissão de Avaliação são definitivas.

9. Mecanismo de feedback e reclamações

A Protect Aid Workers esforça-se por prestar assistência fiável aos trabalhadores humanitários que enfrentam ameaças, violência ou detenção. Apesar do nosso compromisso com a qualidade, algumas situações podem impedir-nos de satisfazer plenamente todas as expectativas.

Para reforçar a responsabilização e a melhoria contínua, a Protect Aid Workers mantém um Mecanismo de Feedback e Reclamações acessível, seguro e confidencial. Qualquer pessoa ou organização que interaja com o mecanismo da Protect Aid Workers pode enviar:

feedback (sugestão, observação, comentário positivo);
uma reclamação (preocupação com a qualidade dos serviços, comportamento do pessoal, violação de procedimentos, tratamento injusto ou má conduta).

O seu feedback ajuda-nos a melhorar a qualidade, a transparência e a responsabilização do nosso trabalho.

Quem pode enviar feedback ou uma reclamação?

Qualquer trabalhador humanitário, familiar, organização parceira ou parte interessada envolvida ou afectada pelo mecanismo.

Como enviar feedback ou uma reclamação

Pode contactar a PAW para enviar comentários ou uma reclamação por e-mail através do endereço: complaints@protectaidworkers.org

Para nos ajudar a tratar o seu pedido de forma eficiente, inclua o máximo de informações precisas possível, tais como:

nome da sua organização, do colaborador ou da equipa envolvida;
a(s) data(s) da interacção;
uma descrição clara e factual da sua preocupação ou comentário;
quaisquer documentos ou provas de apoio.

A sua mensagem será analisada de forma confidencial pelo Gestor de Responsabilização da Protect Aid Workers, que é responsável por confirmar a recepção, avaliar a questão e garantir o acompanhamento adequado.

Confidencialidade e protecção

A Protect Aid Workers trata todas as queixas de forma confidencial e garante que nenhum queixoso seja alvo de retaliação por ter levantado uma preocupação. As queixas de natureza sensível (por exemplo, protecção, fraude, má conduta) são encaminhadas para o ponto de contacto adequado, de acordo com os protocolos da Protect Aid Workers.

Nota importante. O Mecanismo de Feedback e Reclamações não pode reavaliar nem anular decisões relacionadas com pedidos de subvenção. Se pretender contestar uma decisão de financiamento, consulte a Secção 8 – Procedimento de recurso.

10.Protecção de dados

Muitos pedidos apresentados à Protect Aid Workers contêm informações pessoais sensíveis relacionadas com incidentes de protecção, condições de saúde, processos judiciais, questões de segurança ou outras vulnerabilidades. A Protect Aid Workers está empenhada em proteger a privacidade, a dignidade e a segurança dos trabalhadores humanitários afectados e dos seus familiares ao longo de todo o processo de candidatura e gestão de subvenções.

Consentimento. Quando os requerentes não forem o trabalhador humanitário afectado, são encorajados, sempre que viável, a informar o trabalhador humanitário afectado de que os dados pessoais serão partilhados com a Protect Aid Workers com o objectivo de avaliar a elegibilidade, prestar assistência, gerir as subvenções e garantir a responsabilização dos doadores. Sempre que o consentimento for necessário ou adequado, deve ser obtido de forma livre, específica, informada e inequívoca. O consentimento pode ser documentado oralmente ou por escrito, utilizando o modelo de formulário de consentimento fornecido pela Protect Aid Workers.
Base legal. Os dados pessoais são tratados em conformidade com a legislação aplicável em matéria de protecção de dados, incluindo o Regulamento Geral sobre a Protecção de Dados (RGPD). Dependendo das circunstâncias, o tratamento pode basear-se no consentimento, em interesses vitais, num interesse público substancial, na necessidade contratual ou noutros fundamentos legais permitidos pela legislação aplicável.
Confidencialidade. Para proteger informações sensíveis, a Protect Aid Workers aplica medidas rigorosas de confidencialidade e controlo de acesso. O acesso a informações identificáveis relativas aos casos está limitado ao pessoal autorizado envolvido na avaliação, gestão e supervisão dos casos. Apenas as informações mínimas necessárias são partilhadas a nível interno ou externo para cumprir os requisitos operacionais.
Partilha de dados. Os dados pessoais podem ser partilhados, quando necessário, com consultores externos, membros da Comissão de Avaliação, parceiros de encaminhamento, auditores ou prestadores de serviços envolvidos na implementação do apoio. Essa partilha é regida por obrigações de confidencialidade, acordos de partilha de dados e princípios de minimização de dados.
Anonimização. Os dados utilizados para fins de monitorização, aprendizagem, elaboração de relatórios e investigação são anonimizados sempre que possível. As informações partilhadas publicamente ou com doadores são agregadas e não permitem a identificação de beneficiários individuais.
Direitos dos titulares. As pessoas cujos dados pessoais são tratados pela Protect Aid Workers podem solicitar o acesso aos seus dados pessoais, solicitar a correcção de informações inexactas, solicitar a eliminação, quando aplicável, ou exercer quaisquer outros direitos previstos na legislação aplicável em matéria de protecção de dados. Os pedidos podem ser apresentados através dos dados de contacto fornecidos no sítio Web da Protect Aid Workers.
Conservação. Os dados pessoais são conservados apenas durante o tempo necessário para cumprir os requisitos operacionais, legais, dos doadores e de auditoria. Regra geral, os dados identificáveis relativos a casos são conservados por um período máximo de cinco anos após o pagamento final do contrato com o doador que financia a actividade, após o qual são eliminados ou anonimizados de acordo com os procedimentos de protecção de dados da Protect Aid Workers. Os registos financeiros e contratuais podem ser conservados por períodos mais longos, quando exigido por lei ou pelos regulamentos dos doadores.

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