Subvención de protección
Subvención de protección: guía de solicitud
La finalidad del mecanismo Protect Aid Workers es brindar apoyo a los y las cooperantes que han sufrido incidentes, se encuentran en riesgo inminente, han sido detenidos o se enfrentan a cargos penales derivados del desempeño de sus funciones en el marco de su labor humanitaria. Esta ayuda incluye la concesión de subvenciones a organizaciones humanitarias para cubrir los costes de las medidas de protección y del acompañamiento al personal afectado tras el incidente. El objetivo es proteger a las personas de nuevos riesgos, contribuir a su recuperación y mejorar su bienestar.
Protect Aid Workers ha preparado esta guía en la que se exponen los criterios de elegibilidad y las modalidades de presentación de las solicitudes de subvención.
1. Personas y organizaciones elegibles
A efectos de este mecanismo, se considera personal humanitario a las personas empleadas o vinculadas a organizaciones sin ánimo de lucro que prestan asistencia material y técnica en contextos humanitarios. Esto incluye ONG, organizaciones comunitarias y entidades del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. No incluyen las agencias de las Naciones Unidas, las organizaciones de derechos humanos ni las entidades gubernamentales.
El fondo puede prestar apoyo a cualquier persona, independientemente de su función en la organización o de su nacionalidad, que tenga o haya tenido un contrato de trabajo formal con una organización elegible. Esto incluye empleados y empleadas, voluntarios y voluntarias, becarios y becarias, trabajadores y trabajadoras, jornaleros y jornaleras y prestadores de servicios.
Las subvenciones de protección se dirigen principalmente al personal nacional (es decir, a quienes trabajan en su propio país) o a personas refugiadas empleadas (que trabajan en su país de acogida). No obstante, el personal internacional también podrá optar a la subvención cuando se justifique debidamente la necesidad de apoyo.
Las personas familiares directas del personal humanitario pueden recibir apoyo si se han visto afectadas, directa o indirectamente, por el incidente. El proyecto define como familiares directos a hijas e hijos, cónyuges, hermanas y hermanos, o madres y padres de la persona afectada.
2. ¿Qué organizaciones pueden ser solicitantes principales?
Cualquier organización elegible puede solicitar la subvención de protección siempre que cumpla las condiciones mínimas siguientes:
- Acreditar experiencia en la gestión de subvenciones de organismos internacionales de ayuda humanitaria en el último año.
- Disponer de una cuenta bancaria que acepte pagos en euros.
- Presentar la solicitud de subvención en inglés, francés o español.
Las organizaciones no certificadas por la DG ECHO (como las ONG nacionales u organizaciones comunitarias) deben obtener una carta de recomendación de una organización certificada por la DG ECHO, de una agencia de las Naciones Unidas o de un foro nacional de ONG. La carta deberá estar firmada por una persona con responsabilidad directiva.
Protect Aid Workers se reserva el derecho de denegar a cualquier organización la posibilidad de actuar como solicitante principal si no se cumplen las condiciones mínimas. En ese caso, se invita a la organización a asociarse con otra entidad (preferiblemente certificada por la DG ECHO) para que presente la solicitud en su nombre.
Si tiene dificultades para encontrar un socio, puede ponerse en contacto con el equipo escribiendo a hotline@protectaidworkers.org, y recibirá apoyo en la búsqueda.
Protect Aid Workers anima encarecidamente a las ONG internacionales a apoyar a los socios ejecutores nacionales que necesiten asistencia para acceder a la subvención.
Aunque el procedimiento tiene por objeto tramitar solicitudes presentadas por organizaciones, en determinadas situaciones también puede prestarse apoyo directo a personas particulares. Esto incluye:
- Casos en los que la persona se haya visto afectada por un incidente mientras trabajaba para una organización con la que ya no mantenía un contrato de trabajo formal en el momento de la solicitud.
- Casos de violencia sexual y de género, así como otras situaciones en las que la persona pueda encontrarse en riesgo al presentar la solicitud a través de su organización.
Cualquier organización elegible puede solicitar la subvención de protección siempre que cumpla unas condiciones mínimas:
- Tener experiencia demostrada en la gestión de subvenciones de organismos internacionales de ayuda humanitaria en el último año.
- Tener una cuenta bancaria que reciba pagos en euros.
- Presentar la solicitud de subvención en inglés, francés o español.
Las organizaciones no certificadas por la DG ECHO (como las ONG nacionales o las organizaciones comunitarias) deben obtener una carta de recomendación de una organización certificada por la DG ECHO, de una agencia de las Naciones Unidas o de un foro nacional de ONG. La carta debe estar firmada por la dirección.
Protect Aid Workers se reserva el derecho de denegar a cualquier organización la posibilidad de ser el solicitante principal si no se cumplen las condiciones mínimas. En ese caso, se invita a la organización a asociarse con otra entidad (preferiblemente certificada por la DG ECHO) para que presente la solicitud en su nombre. Si tiene dificultades para encontrar un socio, puede ponerse en contacto con el equipo escribiendo a hotline@protectaidworkers.org, y recibirá apoyo en su búsqueda.
Protect Aid Workers anima encarecidamente a las ONG internacionales a apoyar a los socios ejecutores nacionales que necesiten asistencia para acceder a la subvención.
Si bien el procedimiento tiene por objeto tramitar solicitudes presentadas por organizaciones, en determinadas situaciones también puede prestarse apoyo directo a personas particulares. Esto incluye:
- Casos en los que la persona se haya visto afectada por un incidente mientras trabajaba para una organización con la que ya no mantenía un contrato de trabajo formal al momento de la solicitud.
- Casos de violencia género, incluida violencia sexual, así como otras situaciones en las que la persona pueda encontrarse en riesgo al presentar la solicitud a través de su organización.
3. Casos subvencionables
La finalidad del mecanismo es apoyar a las personas cooperantes que han sufrido incidentes, se encuentran en peligro inminente, han sido detenidas o se enfrentan a cargos penales como consecuencia de su labor humanitaria. Para que el caso sea subvencionable, la organización solicitante deberá demostrar la relación directa entre el incidente y la labor humanitaria de la persona afectada.
Más concretamente, Protect Aid Workers puede prestar apoyo a personal humanitario que sea víctima de:
- Violencia
Protect Aid Workers apoya al personal de ayuda humanitaria que sea víctima de violencia o esté sometido a amenazas de violencia como consecuencia de su labor. La violencia se define como cualquier forma de daño físico o psicológico que afecte la salud o el bienestar del personal. Esto puede incluir agresiones físicas o psicológicas, heridas por arma blanca o de fuego, bombardeos, violencia sexual y sexista, violaciones u otras formas de agresión sexual.
Protect Aid Workers también puede prestar apoyo al personal que resulte herido en su residencia cuando esta se encuentra en un contexto de conflicto, al reconocer que su presencia continuada en dicho contexto está vinculada a su labor humanitaria.
- Arresto, detención y acciones legales
Protect Aid Workers presta apoyo a las personas cooperantes que han sido arrestadas o detenidas, o que han sido objeto de acciones legales, como consecuencia de su labor humanitaria. sto incluye casos en los que las personas cooperantes sean detenidas por otros cargos, pero exista una sospecha fundada o una probabilidad razonable de que dichos cargos se hayan presentado en relación con su trabajo humanitario.
Protect Aid Workers también puede aceptar casos en los que una persona familiar directa del personal humanitario sea víctima de persecución por su labor humanitaria.
- Secuestro y toma de rehenes
Cuando un actor estatal o no estatal, conocido o desconocido, secuestra a una persona cooperante y la mantiene contra su voluntad, Protect Aid Workers puede conceder una subvención y prestar apoyo a su familia.
Las solicitudes podrán presentarse en su nombre por la organización empleadora o por cualquier otra entidad elegible que decida representarla ante Protect Aid Workers. La subvención de protección también puede contribuir a la recuperación de la persona cooperante tras su liberación.
- Amenazas
Si una persona cooperante recibe amenazas contra su vida o su bienestar, o contra los de su familia, como consecuencia de su labor humanitaria, Protect Aid Workers puede aportar recursos de protección, como, por ejemplo, una reubicación temporal.
- Otros casos
Protect Aid Workers considerará la financiación de cualquier caso en el que los acontecimientos adversos derivados de la labor humanitaria hayan provocado daños en la salud física o mental de la persona cooperante. Estos incidentes pueden incluir, entre otros, la exposición a entornos de riesgo, experiencias traumáticas, enfermedades relacionadas con el estrés o lesiones asociadas a su trabajo.
Si el incidente no se encuadra en las categorías anteriores y existen dudas sobre su elegibilidad, se invita a ponerse en contacto con el equipo a través del correo electrónico
hotline@protectaidworkers.org. Podrán contemplarse excepciones a los criterios enumerados en situaciones excepcionales, cuando exista una necesidad importante, justificada y urgente.
- Lo que no cubre el proyecto
El mecanismo no cubre las siguientes situaciones:
- Accidentes de tráfico, hurtos o enfermedades comunes.
- Casos en los que el arresto o los cargos contra la persona cooperante sean consecuencia directa de una actividad delictiva evidente o de una infracción grave de la política de seguridad de la organización.
- Situaciones que no estén claramente relacionadas con la labor humanitaria de la persona cooperante.
El mecanismo Protect Aid Workers no sustituye a un seguro. Se recomienda encarecidamente que las organizaciones dispongan de un plan de seguros para su personal que cubra la asistencia sanitaria, los accidentes y, cuando sea posible, los daños derivados de actos de violencia o secuestros.
El mecanismo Protect Aid Workers, a diferencia de un seguro, no ofrece cobertura garantizada ni otorga derecho a ninguna ayuda predefinida. La ayuda es puntual y se presta únicamente mientras haya recursos disponibles en el fondo.
- Violencia
Protect Aid Workers apoya a los trabajadores de ayuda humanitaria que sean víctimas de violencia o estén sometidos a amenazas de violencia como consecuencia de su trabajo. La violencia se define como toda forma de daño físico o psicológico que afecte a la salud o el bienestar de los miembros del personal. Esto puede incluir palizas, apuñalamientos, heridas de bala, impactos de artillería o bombardeos, violaciones u otras formas de agresión sexual, así como violencia psicológica. Protect Aid Workers también puede prestar apoyo al personal que resulte herido en su domicilio debido a la inseguridad general en la zona donde vive y trabaja, al reconocer que su presencia continua en esta zona se debe a su labor humanitaria.
- Arresto, detención y acciones legales
Protect Aid Workers presta apoyo a los cooperantes que han sido arrestados o detenidos o que han sido objeto de acciones legales como consecuencia de su labor humanitaria. Esto incluye casos en los que los cooperantes son detenidos por otros cargos, pero existe la sospecha fundada o la probabilidad de que estos cargos se hayan presentado con motivo de su trabajo humanitario.
Protect Aid Workers también puede aceptar casos en los que un familiar directo del trabajador humanitario es víctima de persecución debido a la actividad de este último.
- Secuestro y toma de rehenes
Si un actor estatal o no estatal, conocido o desconocido, secuestra a un cooperante y lo retiene contra su voluntad, Protect Aid Workers puede conceder una subvención y prestar apoyo a la familia. Las solicitudes podrán presentarse en su nombre a través de la organización que le emplea o de cualquier otra entidad elegible que decida representarle ante Protect Aid Workers. La subvención de protección también puede contribuir a la recuperación del cooperante tras su liberación.
- Amenazas
Si un cooperante recibe amenazas contra su vida o su bienestar, o los de su familia, como consecuencia de su labor humanitaria, Protect Aid Workers puede aportar recursos como, por ejemplo, una reubicación temporal.
- Otros casos
Protect Aid Workers considerará la financiación de cualquier caso en el que acontecimientos adversos derivados de la labor del cooperante hayan provocado daños en la salud física o mental de este último. Estos incidentes incluyen, entre otros, la exposición a entornos peligrosos, experiencias traumáticas, enfermedades relacionadas con el estrés, lesiones, etc.
Si su incidente no corresponde a las categorías anteriores y no está seguro de su elegibilidad, no dude en ponerse en contacto con nosotros a través de la dirección de correo electrónico hotline@protectaidworkers.org. Se pueden hacer excepciones a los criterios enumerados anteriormente en casos excepcionales, cuando exista una necesidad importante, justificable y urgente.
- Lo que no cubre el proyecto
El mecanismo no cubre las siguientes situaciones:
- Accidentes de tráfico, hurtos o enfermedades.
- Casos en los que el arresto o los cargos contra el cooperante sean consecuencia directa de una actividad delictiva evidente o de una violación flagrante de la política de seguridad de la organización.
- Situaciones que no estén manifiestamente relacionadas con la labor humanitaria del cooperante.
El mecanismo Protect Aid Workers como tal no sustituye a un seguro. Se recomienda encarecidamente que las organizaciones ofrezcan un plan de seguros para su personal que cubra la asistencia sanitaria, los accidentes y, cuando sea posible, los daños derivados de actos de violencia o secuestros.
El mecanismo Protect Aid Workers, a diferencia de un seguro, no ofrece una cobertura garantizada ni da derecho a ningún tipo de ayuda predefinida. La ayuda es puntual y se presta únicamente mientras haya recursos disponibles en el fondo.
4. Presupuesto de la subvención y costes subvencionables
Se conceden subvenciones por un importe máximo de 10 000 EUR a cada persona miembro del personal y a sus familiares directos. En caso de incidentes en los que estén implicadas varias personas del personal, podrá desembolsarse una cantidad superior, equivalente a la suma de los importes individuales.
La lista de costes subvencionables puede incluir:
- Asistencia médica, incluida la atención de salud mental.
- Asistencia jurídica.
- Reubicación temporal y evacuación.
- Cobertura salarial de la persona cooperante (o dietas del personal voluntario) en caso de detención o secuestro, o durante el periodo de recuperación.
- Prestación por fallecimiento, en beneficio de la familia, por un importe de hasta 5 000 EUR, en caso de fallecimiento de la persona cooperante.
- Reposición de bienes dañados o robados durante el incidente.
Podrán cubrirse otros costes, siempre que estén debidamente justificados, a fin de ofrecer una respuesta adecuada y cubrir los gastos relacionados con la protección de la persona cooperante frente a nuevas amenazas.
El contrato de subvención prevé una flexibilidad total entre las líneas presupuestarias, lo que permite a las organizaciones transferir fondos de una actividad a otra. Por lo tanto, no es necesario realizar una estimación de costes totalmente exacta al elaborar el presupuesto.
Los costes administrativos directos asociados a la gestión de la subvención podrán cubrirse hasta un máximo del 5 % del importe de la subvención solicitada. Dichos costes deberán estar estrechamente vinculados a la solicitud y debidamente especificados en las líneas presupuestarias del formulario de solicitud.
Todos los gastos incurridos en el marco de la subvención deberán imputarse a costes reales (véase la sección 7 – Cumplimiento financiero y sistema de notificación).
5. Periodo de elegibilidad
El objetivo principal de Protect Aid Workers es brindar apoyo financiero inmediato tras un incidente o una amenaza grave. El fondo también puede ayudar al personal humanitario a hacer frente a las repercusiones a largo plazo de los incidentes, siempre que la organización solicitante demuestre que las necesidades continuadas son consecuencia directa de dichos incidentes.
El proyecto también puede reembolsar a las organizaciones cuando decidan prefinanciar costes o realizar un pago antes de recibir una respuesta del fondo, por ejemplo, cuando se requiere atención médica urgente. La fecha de inicio de la subvencionabilidad de los costes será, por lo general, la fecha del incidente, aunque la subvención se firme con posterioridad. No obstante, hasta que no exista una confirmación por escrito del proyecto, la financiación ni el reembolso no están garantizados.
Asimismo, es posible reembolsar los gastos relacionados con la respuesta al incidente que la organización ya haya puesto en marcha. Todos los costes presentados deberán haberse incurrido en el año anterior a la fecha de presentación de la solicitud.
Protect Aid Workers solo puede conceder una subvención por persona y por año.
6. Proceso de solicitud de subvención y documentos justificativos
En cuanto una persona cooperante se vea afectada por un incidente o se encuentre en peligro inminente, puede ponerse en contacto con nosotros escribiendo a hotline@protectaidworkers.org para obtener información y solicitar asistencia. Las organizaciones deben cumplimentar el formulario de solicitud de subvención en nuestro sitio web www.protectaidworkers.org (o enviarlo a través de hotline@protectaidworkers.org usando el modelo), preferentemente lo antes posible después del incidente.
La organización deberá facilitar los documentos justificativos para que el equipo de Protect Aid Workers pueda cotejar la información del formulario de solicitud. Estos documentos pueden entregarse al momento de presentar la solicitud o más adelante durante el proceso de verificación.
Para todas las organizaciones:
- Un informe del incidente o cualquier otro documento que demuestre que este tuvo lugar.
- La copia escaneada del contrato de trabajo entre la organización y el cooperante beneficiario. Si no se dispone de un contrato de trabajo formal (como puede ser el caso de las organizaciones de base), pueden aceptarse otros tipos de documentos (por ejemplo, lista de voluntarios, nómina, etc.).
- Un certificado de defunción en caso de fallecimiento. Si no está disponible, una declaración jurada de la ONG.
- Acreditar el vínculo familiar (por ejemplo, mediante el libro de familia) cuando los miembros de la familia sean beneficiarios directos. Si no está disponible, una declaración jurada de la ONG.
- Los nuevos socios deben proporcionar información detallada sobre su junta directiva (apellidos, nombres, fechas de nacimiento y países de nacimiento) para que el equipo de Protect Aid Workers pueda cotejarla con diversas listas de vigilancia mediante el software Bridger.
- Los datos bancarios de la organización, incluida la dirección del banco, con la firma y el sello del directivo autorizado.
Las organizaciones que no están certificadas por la DG ECHO también deben proporcionar:
- Su certificado de registro.
- Una carta de recomendación firmada por un directivo de una organización certificada por la DG ECHO, por una agencia de la ONU o por un foro nacional de ONG.
- Facturas y recibos de pago para las solicitudes de reembolso.
Cuando una organización internacional presenta la solicitud en nombre de un socio local, se espera que el solicitante principal realice su propia verificación de los casos presentados al fondo. No obstante, en caso de sospecha de fraude, abuso de los recursos del fondo o de información falsa, Protect Aid Workers se reserva el derecho de realizar una doble verificación.
En el caso de las subvenciones para las que sea urgente recibir la confirmación de la financiación, marque «sí» en la casilla de solicitud urgente. Responda «sí» únicamente si la aprobación rápida de la subvención es fundamental para garantizar el bienestar y la seguridad del personal afectado o para prestar apoyo inmediato tras un incidente grave.
La organización recibirá un acuse de recibo de su solicitud en un plazo de 48 horas (días laborables). La duración del proceso dependerá de la complejidad del caso y de la capacidad de la organización solicitante para facilitar toda la información requerida.
En caso de denegación de la solicitud, la persona responsable de la gestión de casos le comunicará los motivos de dicha decisión. Si no se recibe información sobre los motivos de la denegación, se tendrá derecho a solicitarla a la persona responsable de la gestión de casos.
Si no se recibe información sobre los motivos de la denegación, se tendrá derecho a solicitarla a la persona responsable de la gestión de casos. Si no se recibe información sobre los motivos de la denegación, se tendrá derecho a solicitarla a la persona responsable de la gestión de casos vettingcommittee@protectaidworkers.org.
El comité de verificación está integrado por representantes del consorcio del programa y actúa como mecanismo de denuncia del proyecto. Asimismo, sus miembros se reúnen periódicamente para examinar casos anonimizados, tanto denegados como financiados, a fin de verificar su coherencia con los criterios acordados y ajustarlos cuando resulte necesario.
7. Contrato de subvención y verificación del cumplimiento
El contrato de subvención se firmará entre Protect Aid Workers y la organización beneficiaria principal de la subvención de protección. Esta última será responsable de la ejecución de la subvención recibida y asumirá la responsabilidad financiera (en caso de gastos no autorizados, etc.) por el importe total recibido.
De acuerdo con las normas y reglamentos de la DG ECHO, los socios certificados por la DG ECHO se convertirán en copartícipes del proyecto, mientras que las demás organizaciones se convertirán en socios ejecutores (véase el modelo general del convenio de subvención de ayuda humanitaria). Por razones de responsabilidad financiera, los principales beneficiarios deberán conservar todos los documentos justificativos pertinentes durante un periodo de diez años. En caso de auditoría, seguirán siendo individualmente responsables de justificar los gastos incurridos ante la DG ECHO.
Protect Aid Workers debe presentar informes financieros detallados y conformes ante la DG ECHO. Por lo tanto, los beneficiarios de las subvenciones deberán establecer y gestionar, a lo largo de todas las fases de ejecución del programa, un sistema fiable para la recopilación, el registro y la notificación de transacciones financieras. Asimismo, deberán conservar los documentos justificativos correspondientes para acreditar todos los costes reales derivados de la respuesta al incidente. Los procedimientos contables deben permitir, así, una conciliación directa de los costes relativos al programa de subvenciones de protección con los documentos justificativos correspondientes.
Para todas las organizaciones:
- Un informe narrativo y financiero final.
Para organizaciones no certificadas por la DG ECHO:
- Un informe narrativo y financiero final.
- Extractos bancarios que demuestren la recepción de los fondos transferidos por Protect Aid Workers.
- Libros de gastos.
- Copias escaneadas de facturas originales y recibos de pago, que pueden incluir:
- Facturas y recibos de proveedores de bienes y servicios.
- Nómina (cuando el salario del cooperante esté cubierto por la subvención).
- Ingresos en efectivo de los beneficiarios (cuando los gastos de manutención estén cubiertos por la subvención).
8. Protección de datos
Las organizaciones solicitantes deben, siempre que sea posible, obtener el consentimiento expreso de la persona interesada (es decir, la persona que en última instancia se beneficiará de la subvención), que servirá de base principal para el tratamiento de datos personales en el marco del proyecto. que constituirá la base principal para el tratamiento de datos personales en el marco del proyecto.
Dicho consentimiento deberá obtenerse de forma libre, específica, informada e inequívoca, y podrá recabarse verbalmente o por escrito (modelo de formulario de consentimiento).
Muchos de los casos presentados al proyecto Protect Aid Workers contienen información altamente sensible que puede afectar la intimidad y la seguridad de las personas implicadas. El proyecto ha implantado diversas medidas de protección de datos, entre ellas:
- El acceso a la información detallada de cada caso está limitado a un número restringido de personas del equipo.
- Las solicitudes aprobadas no se adjuntarán al convenio de subvención; únicamente se hará referencia a la fecha y hora de recepción por parte del equipo, con el fin de limitar el acceso.
- El proyecto y la organización solicitante designarán, respectivamente, una persona responsable de las comunicaciones.
- Todas las prácticas de protección de datos cumplen con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.
Además, Protect Aid Workers garantiza un nivel reforzado de seguridad mediante las siguientes medidas:
- Solo tres personas designadas dentro del equipo y que participan en la gestión de los casos tendrán acceso a los datos originales no anonimizados.