Subvención de protección
Subvención de protección: guía de solicitud
La finalidad del mecanismo Protect Aid Workers es prestar ayuda a los cooperantes que han sufrido incidentes, están en peligro inminente o han sido detenidos o se enfrentan a cargos penales como consecuencia de su labor humanitaria. Esta ayuda incluye la concesión de subvenciones a organizaciones humanitarias para cubrir los costes de las medidas de protección y el apoyo al personal tras el incidente. El objetivo es proteger al personal de nuevos peligros, contribuir a su recuperación y mejorar su bienestar.
Protect Aid Workers ha preparado esta guía en la que se exponen los criterios de elegibilidad y las modalidades de presentación de las solicitudes de subvención.
1. Personas y organizaciones elegibles
Se entiende por cooperantes los empleados y el personal asociado de organismos sin ánimo de lucro que prestan asistencia material y técnica en contextos de ayuda humanitaria. Estos organismos incluyen organizaciones no gubernamentales (ONG), organizaciones comunitarias y las entidades del Movimiento de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. No incluyen agencias de las Naciones Unidas, organizaciones de derechos humanos ni entidades gubernamentales.
El fondo puede prestar apoyo a cualquier persona, independientemente de su cargo o nacionalidad, que tenga o haya tenido un contrato de trabajo formal con una organización elegible. Esto incluye empleados, voluntarios, jornaleros, proveedores de servicios o becarios.
Las subvenciones de protección se dirigen principalmente a cooperantes nacionales (es decir, los que trabajan en su propio país) o a trabajadores refugiados (que trabajan en su país de acogida). No obstante, el personal expatriado también podrá optar a la subvención cuando quede demostrada la necesidad de ayuda.
Los familiares directos de los cooperantes pueden recibir apoyo si se han visto afectados directa o indirectamente por el incidente. El proyecto define como familiares directos a los hijos, el cónyuge, los hermanos o los padres de un miembro del personal.
2. ¿Qué organizaciones pueden ser solicitantes principales?
Cualquier organización elegible puede solicitar la subvención de protección siempre que cumpla unas condiciones mínimas:
- Tener experiencia demostrada en la gestión de subvenciones de organismos internacionales de ayuda humanitaria en el último año.
- Tener una cuenta bancaria que reciba pagos en euros.
- Presentar la solicitud de subvención en inglés, francés o español.
Las organizaciones no certificadas por la DG ECHO (como las ONG nacionales o las organizaciones comunitarias) deben obtener una carta de recomendación de una organización certificada por la DG ECHO, de una agencia de las Naciones Unidas o de un foro nacional de ONG. La carta debe ir firmada por un directivo.
Protect Aid Workers se reserva el derecho de denegar a cualquier organización la posibilidad de ser el solicitante principal si no se cumplen las condiciones mínimas. En tal caso, le invitamos a asociarse con otra organización (preferiblemente certificada por la DG ECHO) para que presente la solicitud en su nombre. Si tiene problemas para encontrar un socio, puede ponerse en contacto con nosotros escribiendo a hotline@protectaidworkers.org y le ayudaremos en su búsqueda.
Protect Aid Workers anima encarecidamente a las ONG internacionales a que apoyen a los socios ejecutores nacionales que necesiten ayuda para acceder a la subvención.
Si bien el procedimiento tiene por objeto tramitar solicitudes de organizaciones, en algunas situaciones también se puede ayudar directamente a particulares. Esto incluye:
- Casos en los que la persona se hubiera visto afectada por un incidente mientras trabajaba para una organización con la que ya no tuviera un contrato de trabajo formal en el momento de la solicitud.
- Casos de violencia sexual y de género y otros casos en los que la persona se sintiera en peligro al presentar la solicitud a través de su organización.
3. Casos subvencionables
La finalidad del mecanismo es ayudar a los cooperantes que han sufrido incidentes, están en peligro inminente o han sido detenidos o se enfrentan a cargos penales como consecuencia de su labor humanitaria. Para que el caso sea subvencionable, el solicitante debe demostrar la relación entre el incidente y su labor como cooperante.
Más concretamente, Protect Aid Workers puede prestar apoyo a trabajadores humanitarios que sean víctimas de:
- Violencia
Protect Aid Workers apoya a los trabajadores de ayuda humanitaria que sean víctimas de violencia o estén sometidos a amenazas de violencia como consecuencia de su trabajo. La violencia se define como toda forma de daño físico o psicológico que afecte a la salud o el bienestar de los miembros del personal. Esto puede incluir palizas, apuñalamientos, heridas de bala, impactos de artillería o bombardeos, violaciones u otras formas de agresión sexual, así como violencia psicológica. Protect Aid Workers también puede prestar apoyo al personal que resulte herido en su domicilio debido a la inseguridad general en la zona donde vive y trabaja, al reconocer que su presencia continua en esta zona se debe a su labor humanitaria.
- Arresto, detención y acciones legales
Protect Aid Workers presta apoyo a los cooperantes que han sido arrestados o detenidos o que han sido objeto de acciones legales como consecuencia de su labor humanitaria. Esto incluye casos en los que los cooperantes son detenidos por otros cargos, pero existe la sospecha fundada o la probabilidad de que estos cargos se hayan presentado con motivo de su trabajo humanitario.
Protect Aid Workers también puede aceptar casos en los que un familiar directo del trabajador humanitario es víctima de persecución debido a la actividad de este último.
- Secuestro y toma de rehenes
Si un actor estatal o no estatal, conocido o desconocido, secuestra a un cooperante y lo retiene contra su voluntad, Protect Aid Workers puede conceder una subvención y prestar apoyo a la familia. Las solicitudes podrán presentarse en su nombre a través de la organización que le emplea o de cualquier otra entidad elegible que decida representarle ante Protect Aid Workers. La subvención de protección también puede contribuir a la recuperación del cooperante tras su liberación.
- Amenazas
Si un cooperante recibe amenazas contra su vida o su bienestar, o los de su familia, como consecuencia de su labor humanitaria, Protect Aid Workers puede aportar recursos como, por ejemplo, una reubicación temporal.
- Otros casos
Protect Aid Workers considerará la financiación de cualquier caso en el que acontecimientos adversos derivados de la labor del cooperante hayan provocado daños en la salud física o mental de este último. Estos incidentes incluyen, entre otros, la exposición a entornos peligrosos, experiencias traumáticas, enfermedades relacionadas con el estrés, lesiones, etc.
Si su incidente no corresponde a las categorías anteriores y no está seguro de su elegibilidad, no dude en ponerse en contacto con nosotros a través de la dirección de correo electrónico hotline@protectaidworkers.org. Se pueden hacer excepciones a los criterios enumerados anteriormente en casos excepcionales, cuando exista una necesidad importante, justificable y urgente.
- Lo que no cubre el proyecto
El mecanismo no cubre las siguientes situaciones:
- Accidentes de tráfico, hurtos o enfermedades.
- Casos en los que el arresto o los cargos contra el cooperante sean consecuencia directa de una actividad delictiva evidente o de una violación flagrante de la política de seguridad de la organización.
- Situaciones que no estén manifiestamente relacionadas con la labor humanitaria del cooperante.
El mecanismo Protect Aid Workers como tal no sustituye a un seguro. Se recomienda encarecidamente que las organizaciones ofrezcan un plan de seguros para su personal que cubra la asistencia sanitaria, los accidentes y, cuando sea posible, los daños derivados de actos de violencia o secuestros.
El mecanismo Protect Aid Workers, a diferencia de un seguro, no ofrece una cobertura garantizada ni da derecho a ningún tipo de ayuda predefinida. La ayuda es puntual y se presta únicamente mientras haya recursos disponibles en el fondo.
4. Presupuesto de la subvención y costes subvencionables
Se conceden subvenciones por un importe máximo de 10 000 EUR por miembro del personal y sus familiares directos. En caso de incidentes en los que estén implicados varios miembros del personal, puede desembolsarse una cantidad superior. Esta cantidad representará la multiplicación de los importes individuales.
La lista de costes subvencionables puede incluir:
- Asistencia médica, incluida la salud mental.
- Asistencia jurídica.
- Reubicación y evacuación.
- Cobertura del salario del cooperante (o dietas de los voluntarios) en caso de detención o secuestro o durante la recuperación.
- Prestaciones por defunción en beneficio de la familia en caso de fallecimiento del cooperante por un importe de hasta 5000 EUR.
- Reposición de los bienes dañados o robados durante el incidente.
Pueden cubrirse otros costes siempre que estén justificados para dar una respuesta adecuada y cubrir los gastos relacionados con la protección del cooperante frente a nuevas amenazas.
El contrato de subvención prevé una flexibilidad total entre las líneas presupuestarias. Esto significa que las organizaciones pueden transferir dinero de una actividad a otra. Por lo tanto, no es esencial hacer una estimación de costes 100 % exacta a la hora de elaborar el presupuesto.
Los costes administrativos directos de la gestión de la subvención pueden cubrirse hasta un 5 % del importe de la subvención solicitada. Los costes deben estar estrictamente relacionados con la solicitud y debidamente especificados en las líneas presupuestarias del formulario de solicitud.
Todos los gastos incurridos en el marco de la subvención deben imputarse a los costes reales (véase la sección 7 – Cumplimiento financiero y sistema de notificación).
5. Periodo de elegibilidad
El principal objetivo de Protect Aid Workers es brindar apoyo financiero inmediatamente después de un incidente o una amenaza. El fondo también puede ayudar al personal a hacer frente a las repercusiones a largo plazo de los incidentes, siempre que el solicitante demuestre que las necesidades siguen siendo consecuencia directa del incidente.
El proyecto también puede reembolsar a las organizaciones si deciden prefinanciar o proceder a un pago antes de recibir una respuesta del fondo, por ejemplo, cuando se necesita atención médica urgente. La fecha de inicio de la subvencionabilidad de los costes será generalmente la fecha del incidente, aunque la subvención se firme más tarde. Sin embargo, hasta que no se tenga una confirmación por escrito del proyecto, la financiación o el reembolso no están garantizados.
También es posible reembolsar los gastos relacionados con la respuesta al incidente que la organización ya haya puesto en práctica. Todos los costes presentados deben haberse contraído en el año anterior a la fecha de presentación de la solicitud.
Protect Aid Workers solo puede cubrir una subvención por persona y año.
6. Proceso de solicitud de subvención y documentos justificativos
En cuanto un cooperante se vea afectado por un incidente o se encuentre en peligro inminente, puede ponerse en contacto con nosotros escribiendo a hotline@protectaidworkers.org para obtener información y solicitar asistencia. Las organizaciones deben cumplimentar el formulario de solicitud de subvención en nuestro sitio web www.protectaidworkers.org (o enviarlo a través de hotline@protectaidworkers.org usando el modelo), preferentemente lo antes posible después del incidente.
La organización deberá facilitar documentos justificativos para que el equipo de Protect Aid Workers pueda cotejar la información del formulario de solicitud. Estos documentos pueden entregarse en el momento de presentar la solicitud o más adelante durante el proceso de verificación de la solicitud.
Para todas las organizaciones:
- Un informe del incidente o cualquier otro documento que demuestre que el incidente tuvo lugar.
- La copia escaneada del contrato de trabajo entre la organización y el cooperante beneficiario. Si no se dispone de un contrato de trabajo formal (como puede ser el caso de las organizaciones de base), pueden aceptarse otros tipos de documentos (por ejemplo, lista de voluntarios, nómina, etc.).
- Un certificado de defunción para los casos de fallecimiento. Si no está disponible, una declaración jurada de la ONG.
- Acreditación del vínculo familiar (por ejemplo, libro de familia, etc.) cuando los miembros de la familia sean beneficiarios directos. Si no está disponible, una declaración jurada de la ONG.
- Los nuevos socios deben proporcionar información detallada sobre su junta directiva (apellidos, nombre, fecha de nacimiento y país de nacimiento) para que el equipo de Protect Aid Workers pueda cotejarla con diversas listas de vigilancia a través del software Bridger.
- Los datos bancarios de la organización, incluida la dirección del banco, con la firma y el sello del directivo autorizado.
Las organizaciones que no están certificadas por la DG ECHO también deben proporcionar:
- Su certificado de registro.
- Una carta de recomendación firmada por un directivo de una organización certificada por la DG ECHO, una agencia de la ONU o un foro nacional de ONG.
- Facturas y recibos de pago para las solicitudes de reembolso.
Cuando una organización internacional presenta la solicitud en nombre de un socio local, se espera que el solicitante principal realice su propia verificación de los casos presentados al fondo. No obstante, en caso de sospecha de fraude, abuso de los recursos del fondo o información falsa, Protect Aid Workers se reserva el derecho de realizar una doble verificación.
En el caso de las subvenciones para las que sea urgente recibir la confirmación de la financiación, marque «sí» en la casilla de solicitud urgente. Responda «sí» únicamente si la aprobación rápida de la subvención es fundamental para garantizar el bienestar y la seguridad del personal afectado o para prestar apoyo inmediato tras un incidente grave.
Recibirá un acuse de recibo de su solicitud en un plazo de 48 horas (días laborables). La duración del proceso dependerá entonces de la complejidad del caso y de la capacidad del socio para facilitar toda la información requerida.
En caso de denegación de la solicitud, el responsable de la gestión de casos le comunicará los motivos de dicha decisión. Si no recibe información sobre los motivos de la denegación, tiene derecho a solicitarla al responsable de la gestión de casos. Si le preocupa que su solicitud haya sido denegada injustamente, o si cree que el equipo de Protect Aid Workers no le ha tratado correctamente, puede apelar ante el comité de verificación a través de la siguiente dirección de correo electrónico: vettingcommittee@protectaidworkers.org.
El comité de verificación está formado por representantes del consorcio del programa y sirve de mecanismo de denuncia para el proyecto. Además, sus miembros se reúnen periódicamente para examinar casos anónimos denegados y financiados con el objetivo de comprobar que siguen ajustándose a los criterios acordados y ajustar los criterios cuando sea necesario.
7. Contrato de subvención y verificación del cumplimiento
El contrato de subvención se firmará entre Protect Aid Workers y la organización beneficiaria principal de la subvención de protección. Esta última será responsable de la ejecución de la subvención recibida y responderá financieramente (en caso de gastos no autorizados, etc.) del importe total recibido.
De acuerdo con las normas y reglamentos de la DG ECHO, los socios certificados por la DG ECHO se convertirán en copartícipes del proyecto, mientras que las demás organizaciones se convertirán en socios ejecutores (véase el modelo general del convenio de subvención de ayuda humanitaria). Por razones de responsabilidad financiera, los principales beneficiarios deberán conservar todos los documentos justificativos pertinentes durante un periodo de diez años. En caso de auditoría, seguirán siendo individualmente responsables de justificar los gastos incurridos ante la DG ECHO.
Protect Aid Workers debe presentar informes financieros detallados y conformes ante la DG ECHO. Por lo tanto, los beneficiarios de las subvenciones deberán establecer y gestionar, a lo largo de todas las fases de ejecución del programa, un sistema fiable de recopilación, registro y notificación de transacciones financieras. Deberán conservar los documentos justificativos relacionados con estas transacciones para justificar todos los costes reales generados por la respuesta al incidente. Los procedimientos contables deben permitir así una conciliación directa de los costes relativos al programa de subvenciones de protección con los documentos justificativos correspondientes.
Para todas las organizaciones:
- Un informe narrativo y financiero final.
Para organizaciones no certificadas por la DG ECHO:
- Un informe narrativo y financiero final.
- Extractos bancarios que demuestren la recepción de los fondos transferidos por Protect Aid Workers.
- Libros de gastos.
- Copias escaneadas de facturas originales y recibos de pago, que pueden incluir:
- Facturas y recibos de proveedores de bienes y servicios.
- Nómina (cuando el salario del cooperante esté cubierto por la subvención).
- Ingresos en efectivo de los beneficiarios (cuando los gastos de manutención estén cubiertos por la subvención).
8. Protección de datos
Las organizaciones solicitantes deben, siempre que sea posible, obtener el consentimiento del interesado (es decir, la persona que en última instancia se beneficiará de la subvención), que servirá de base principal para el tratamiento de datos personales en el marco del proyecto. Se obtendrá de forma libre, específica, informada e inequívoca. El consentimiento del interesado puede obtenerse verbalmente o por escrito (modelo de formulario de consentimiento).
Muchos de los casos enviados al proyecto Protect Aid Workers contienen información altamente sensible que puede afectar a la intimidad y la seguridad del personal en cuestión. El proyecto ha aplicado varias medidas para proteger los datos:
- El acceso a la información detallada de cada caso está limitado a un número restringido de miembros del equipo.
- Las solicitudes aprobadas no se adjuntarán al convenio de subvención, sino que solo se hará referencia a la fecha y la hora de recepción por parte del equipo para limitar el acceso.
- El proyecto y el solicitante designarán respectivamente a una persona responsable de las comunicaciones.
- Todas las prácticas de protección de datos cumplen el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE.
Además, Protect Aid Workers garantiza una mayor seguridad de los datos a través de los siguientes medios:
- Solo tendrán acceso a los datos originales de los casos (no anonimizados) tres personas designadas dentro del equipo que participen en la gestión de los casos.